电子注册在高校学籍学历管理中的运用

　　学籍与学历管理是高校教学管理工作中的重要内容，维持正常教学秩序、保证正常教学活动的重要保障。随着信息技术的发展，电子注册也已成为高校学籍与学历管理工作的重要手段，并且对提高学校教务管理工作效率，提升教育质量具有重要作用。下面文章就简单论述了高校学籍学历电子注册的主要内容与工作流程，并对各流程中的注意事项进行了概括，以期为教务工作者提供参考。

　　【关键词】电子注册,学籍,学历,教务管理,高校

　　1引言

　　进入二十一世纪以来，高等教育事业也呈现出了蒸蒸日上的新气象。然而，高校办学与招生规模的发展也使教务管理工作的压力持续增加，尤其是对学籍与学历管理工作。为适应新形势下学籍与学历管理的发展需求，电子注册成为高校学籍与学历管理正常、高效运转和教学质量的重要保障。

　　电子注册是运用现代信息技术，采用国家、省、学校三级管理管理制度的现代化管理方法。教育部于 2001年2月正式颁布了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，并规定自2001年 9月 1日起全国各类普通高等学校均需落实学历证书电子注册制度，开启了学历证书电子注册制度时代 ;2007年 3月下发了 《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，至此，高校学籍与学历管理均实现了电子注册。

　　与传统管理方式相比，学籍与学历电子注册可更好地督促高校规范办学行为，从源头上杜绝违规招生，保障招生录取工作的公平与公正。此外，学籍与学历电子注册，帮助高校把住了学生的进口关与出口关，为监督和规范高校招生录取工作、避免学籍纠纷、加强省级部门的监管职责、增强国家对学历证书管理的有效性提供了重要保障。

　　2高校学籍与学历电子注册工作流程

　　高校学籍与学历电子注册工作主要由新生学籍电子注册、学年注册和学历注册三大部分组成，其中新生学籍注册是电子注册的首要工作，是在校生学年注册和学历注册得以延续的基础和保障。

　　2.1新生学籍注册流程与注意事项

　　新生学籍注册工作或称新生入学注册的主要任务是审核各高校上报新生录取身份合法性和完整性。高校教务工作人员在每年新生录取工作结束后，汇总各招生部门的新生录取数据，并按照教育部学籍学历管理平台中要求的字段信息制作一个 DBF格式数据库文件。之后将所有数据信息打印并让每位学生逐项核对并签字确认，若有信息错误，需及时完成修改工作。各高校将新生报到数据整理完成并确认无误后，需在规定时间内上传至学籍学历信息管理平台，只有上传的数据与招生录取库中的数据完全吻合的学生才能成功注册并取得学籍。所有未经学籍注册的学生均无学籍，即使其己在校就读，毕业后所获毕业证书也将无法通过学历认证。

　　在新生学籍注册过程中，为顺利进行数据上传及避免后续审核工作中的麻烦，需注意以下事项：首先，新生数据 DBF文件中的字段类型和长度需严格按照教育部相关要求进行操作，并且数字和姓名字段中不可出现空格。其次，需将学校各招生单位汇总的实际录取数据与从教育部平台下载的录取数据进行对照，若发现二者有不相符的学生信息，需及时与省招考办工作人员联系，以保证教育部平台下载信息的完整性。最后，在上传新生学籍数据时，还需对待上传数据进行格式校验，格式校验通过后再以教育部数据为准进行所上传新生信息的审核。

　　2.2在校生学年注册流程与注意事项

　　学年注册是在学籍电子注册的基础上对具有学籍的在校学生学习资格的一种认定，是根据学生在校期间的信息修改、学籍变动、奖惩等状态进行 “注册学籍”、 “保留学籍”、 “休学复学”、 “注销学籍”动态管理的过程。学年注册是 2008年 8月教育部学籍学历信息管理平台增加的注册内容 ，教育部 《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中规范了其工作流程：第一步，登录学籍

　　学历信息管理平台;第二步，在 “在校生模块”中对处于待注册状态的学生进行注册或暂缓注册;第三步，学籍异动情况，包括休学 (复学)、转专业、转学、留级 (降级)等第四步，学籍记载，包括学生的奖励、处分等;第五步，学籍注销，包括取注学籍、退学、死亡等。

　　学年注册通过统计注册情况和分析学籍变动，对学生学籍、奖惩、诚信等信息及时更新，对实现高校学生在校期间全程规范化、信息化管理具有重要作用。学年注册过程中，需注意的事项如下：首先，开始注册前所有在校生学籍状态均为待注册状态，需完全按照在校生实际情况整理有学籍学生信息。其次，注意在校生总数为注册学籍人数、暂缓注册人数、保留学籍人数及休学人数之和，需根据各单位上报的学生退学、死亡及取消学籍情况整理学籍注销名单。

　　再次，若有学生出现降级、留级、跳级、重修、转专业、休学、复学、转出、转入等情况，需及时整理好学生学籍异动名单，并必须核实转学日期、转入学校及省厅审批信息等 最后，根据学生奖励、处分、辅修等实际情况，整理学籍记载名单。

　　2.3学历注册内容与注意事项

　　已通过新生学籍注册，并且在各年度学年注册中均标注了 “注册学籍”，且顺利完成学业的毕业生可获得学历电子注册资格 。学历电子注册是各高校按规定颁发学历证书后，将每位毕业生学历证书信息上报省级教育行政部门审核后予以注册，并报教育部备案的过程。学历信息通过教育部复核后，可获得国家承认与保护，并同时在互联网上发布，以供社会及用人单位随时查询。学历注册可有效提高工作效率，更好地为高校毕业生服务并提升高校服务社会的功能。

　　毕业生资格审查包括两个阶段的工作：第一 阶段为毕业生的学历信息审查，即先让学生本人核对并确认个人信息，之后将确认后的信息上传学信网进行毕业生数据预审并对预审后的反馈数据进行处理的过程。第二阶段为毕业生学习成绩审核，即对毕业与结业学生名单进行统计并进行学历电子注册，以电子注册结果为准打印毕证书和结业证书。

　　学历注册的注意事项如下：首先，学籍管理工作人员每年需与新华社沟通提前开展毕业生图像信息采集工作，向学生发放毕业生图像采集卡和具体通知，做好图像与数据的衔接。其次，学历证书电子注册有严格的时问限定，必须在规定时间内完成学历电子注册工作。再次，为确保毕业生信息的准确性，需在证书颁发前对学生的个人信息再次进行核对，确保颁发毕业证书的准确性。

　　3如何做好学籍与学历电子注册工作

　　3.1提高认识，更新观念

　　不仅局限于教务处学籍与学历的工作人员，学校领导、职能部门甚至全体师生均需提高对学籍学历电子注册工作的重视程度，认识到电子注册工作在加强高校学籍学历管理工作中的重要性。学校相关部门需熟悉教育部印发的《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》等文件并组织教务工作者认真学习和领悟。对注册对象、注册内容及时间等要求必须充分认识，同时需确保每位学生注册信息准确、透明，认识到该工作是维持学校正常教育教学秩序和稳定大局的重要保障，必须齐心协力将学生学籍与学历的电子注册工作做实、做好。

　　3.2增强责任感和事业心

　　学籍与学历管理及电子注册工作虽然繁琐，但这关乎每位学生的前途和命运，因此管理人员必须认真负责地为学生做好服务工作，切实解决学生的实际问题和困难。在学籍与学历管理中，需本着对学生高度负责的态度开展工作，杜绝一切错、漏事故及弄虚作假行为，新生学籍电子注册时上报的数据要做到 “零差错”。

　　3.3不断学习，努力创新

　　信息技术不断革新，学籍管理平台也在不断修改和完善，这就要求每位学籍管理工作人员不断学习。这种学习不仅包括相关文件与政策的学习，还需学习计算机技术、网络知识及统计分析方法，以满足不断更新的学籍与学历管理与电子注册工作的需要。此外，在工作中要积极发现新问题、新现象，并努力探索，勇于创新，不可闭门造车、墨守成规，多与同行开展学习与交流活动，取长补短，探求准确、高效的新途径，淘汰不适应时代发展的旧方法和旧手段。

　　总之，随着我国高等教育事业的发展，电子注册工作已成为实现高校学籍与学历管理信息化、规范化和透明化的重要措施，同时使高校从招生直到毕业的全过程规范化，有利于促进高等教育改革，保证高校教学质量和学校管理，是提高工作效率、更好地为毕业生就业服务、提升高校社会服务能力的需要。

　　【参考文献】

　　【1】李玉珊.浅谈高校学籍学历电子注册管理与完善【J】.职业教育研究，2011(6)：63-64.

　　【2】余巍巍，许俐俐.电子注册制度在高校学籍档案管理中的运用.兰台世界，2017(8)：60-62.

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　　本篇文章是由《计算机应用研究》发表的优秀电子论文，《计算机应用研究》是由四川省科学技术厅主管，四川省计算机研究院主办的计算技术类学术刊物，创刊于1984年，被内内外多家核心数据库收录，是中文核心期刊。