网络时代的基层交通部门档案工作

　　摘要：为提升基层交通部门档案工作效率，减少工作人员的作业量，提出对基层交通部门档案工作运行模式改革创新的建议，利用网络时代的优越性，建设档案信息化管理格局。文章首先概括了基层交通部门档案工作主要内容，其次结合该项工作运行实况，探寻存在的问题，最后提出几点优化措施。

　　关键词：网络时代;基层交通部门;档案管理;优化措施

　　在社会经济快速发展与交通系统日渐完善的社会背景中，基层交通部门的业务管理工作类型与数量相应增加，档案管理工作在运行过程中遇到诸多障碍点。基层交通部门的档案管理工作是记录交通部门日常工作进度与大型交通事件的重要载体，为重大事件处理与部门决策优化提供可靠的数据支撑，这对我国交通事业持续、健康、稳定发展目标的实现有很大助益。但纵观我国基层交通部门档案管理运行现状，发现其存在诸多不足，基于此，本文做出较详细探究。

　　一、交通部门档案管理工作内容介绍

　　(一)采集档案

　　交通部门档案管理工作复杂性显著，其包含多类型的文字材料，故而要求相关人员始终要秉持严谨负责的工作态度进行采集工作，这是促进本部门档案管理目标实现的基本条件。在网络时代，档案管理人员可在计算机技术的协助下，实现对文字、摄像、图片等的全面采集，并整合至资料库中，以保证档案信息的完整性、安全性。

　　(二)整理档案

　　形式多样、内容复杂是交通部门档案资料的主要特征，这会明显增加档案整理工作难度。在具体实践中，档案管理人员可结合档案资料类型、特征等，采用分类整理、归纳等方法，利用计算机系统，结合档案资料的形成时间、内容与形式等指标的差异性，整体实现有效分类与整理的目标。

　　(三)鉴定档案

　　交通部门档案资料数量庞大，不同档案作用有别，在采集、整理与存管档案资料过程中，加强对其价值划分，对优化档案管理工作效率具有深远意义[1]。档案鉴定工作的开展，为以上目标的实现注入巨大能量，能促进交通部门档案管理工作科学、系统、高效运行。

　　(四)存储档案

　　这项工作的进展状况，对交通部门档案资料品质形成直接影响，在储存档案资料过程中，管理人员应给予档案“价值性”高度重视，保证其安全性、完整性，以进一步提升其使用率。

　　二、基层交通部门档案工作运行期间存在的问题

　　(一)对档案管理工作意义缺乏正确认知

　　这是影响交通部门档案管理工作质量的一个主观性因素。在产业发展进程中，档案资料存在的意义是广为人知的，档案是现代企业所有工作开展的基本条件。但是在市场经济快速发展、经济建设占据主导地位的时代背景下，各单位过度重视业务运行期间的经济效益，而未给予档案资料归纳、整理与存管工作一定重视，针对档案管理人员聘用，未设定严格的招聘标准，也未对相关人员职业素质与技术水平定期培训。针对交通部门档案工作发展需求，也未能及时投入资金，加强管理设备建设与完善，最终造成档案管理工作长期被动化。

　　(二)管理模式与手段显著滞后

　　这是阻滞交通部门档案管理工作现代化、网络化发展目标实现的主要约束条件。(1)结合我国当下基层交通部门档案管理工作实况，发现其管理模式存在诸多漏洞，例如针对档案资料已有档案数据，未能及时进行综合分析，对其应用形式缺乏科学引导等。传统意义上的档案管理模式无法迎合网络时代的发展需求，影响档案管理工作质量与效率。(2)长时间沿用传统管理手段，在网络时代，部分档案管理人员主观认为，档案信息化管理等同于应用计算机落实管理工作，安置计算机就能促进以上目标的实现进程[2]。

　　以上错误管理手段的实施，一方面削弱了档案人员对信息化理论与技术研究的积极性，也造成企业即便更新管理设备设施，但部分档案人员还应用传统方法，未能主动追随网络时代的发展脚步，在档案管理实践中，思维与行为缺乏创新性，所有行为均是“形式化”，最终导致档案信息化管理发展为表面化、庸俗化管理，对交通部门档案信息化管理目标的实现，制造了巨大阻碍。

　　(三)传统的计算机档案数据录入方式不合理

　　结合档案信息化管理要求，基层交通部门要配备档案管理软件，这样在对大批量原始档案加工、提炼等操作过程中，能实现对其内容属性与样式特点分析与著录，为目录组织形成与二次文献检索创造便利条件，继而将著录内容整合至计算机系统中。但在实际操作过程中具有速率缓慢、著录质量偏低等特征。计算机数据录入的前期准备工作复杂，造成很多交通部门档案管理人员工作量明显增加。伴随档案管理的进行，应用计算机手段进行管理的积极性不断降低，这势必会影响计算机技术在交通部门档案管理工作中的推广应用。

　　三、优化措施

　　(一)建立健全档案管理体制

　　这是保证网络时代交通部门档案管理工作规范有序运行的有效措施之一，也为档案信息化管理目标的实现提供支撑。交通部门应结合当下档案管理工作现状，探析问题成因，正视传统档案管理进程中存在的不足，树立不断完善的发展观。同时结合本单位运行现状，严格依照《档案法》[3]的相关规定，建设健全档案管理“三合一”体制，完善档案人员考评制度，以打造素质高、业务强的档案管理团队。

　　(二)加强档案管理硬件的建设

　　这是促进交通部门档案信息化管理目标实现的重要支撑。在网络时代，档案管理工作的顺利开展、有效运行，应具有强大硬件设备设施做支撑。交通部门应结合行业现行的档案管理工作标准，创设专门的档案库、阅览室、档案人员办公室等，为其配置计算机、灭火器、温度计、防潮防高温器材等设施，以保证档案资料采集、整理及存管等全过程的安全性。[4]互联网时代，计算机技术在社会各个行业中均有应用，故而交通部门应树立与时俱进的工作理念，加大档案信息化管理模式的建设力度，在电子设备的协助下，全面提升档案管理工作的现代化、智能化与电子化水平，以保证交通部门档案管理工作紧随网络时代发展趋向。

　　(三)健全档案信息网站

　　网络时代，我国交通部门档案信息化建设过程中，应始终以网站建设为基础，建设具有强大执行力的信息平台，进而协助档案资料使用者能冲破时间与空间的局限性，通过网络客户端及浏览器，阅览、分析交通运输系统相关资料。此外，在用户查询信息过程中，可在信息平台的协助下，实现对数据信息的精确检索与归档。

　　(四)设定电子文档管理模式

　　网络时代，计算机技术应用范畴不断拓展，互联网系统中被导入的文件类型与数目同步增长，且多以电子文档的形式存在，而网络环境的开放性决定了电子文档存储过程的不安全性。此时，就要求交通部门档案管理工作人员深入文档工作领域内，加强对电子文档的管理力度[5]。针对已归档的文件，需将其设为只读文件，并且对文档内容修改权限做出明确规定。

　　四、结语

　　提升档案管理工作质量，建设档案信息化管理模式，对交通部门各项业务发展具有促进与引导作用。本文对几点优化措施做出探究，分别是建设健全档案管理体制、加强档案管理硬件的建设、健全档案信息网站与设定电子文档管理模式。希望与同行分享管理经验，共同推动基层交通部门档案管理工作规范、有效开展。

　　参考文献：

　　[1]邢振婷.探究交通运输部门档案管理中信息化建设[J].办公室业务，2017(09)：67.

　　[2]姜艳秋.交通运输部门档案管理中信息化建设[J].现代商贸工业，2016，37(13)：60-61.

　　[3]姜艳秋.交通部门档案管理探讨[J].现代商贸工业，2016，37(12)：64-65.

　　[4]刘英.浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设[J].赤子(上中旬)，2015(23)：228.

　　[5]韩宇，张悦.优化交通部门办公室档案管理工作的方法分析[J].黑龙江史志，2014(24)：74.

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