基于信息化平台的高校货物和服务采购管理模式研究

　　摘要：通过分析高校货物和服务采购工作中存在预算执行准确率低、采购计划零散、采购周期长、档案管理繁琐等问题，提出构建基于信息化平台的新型管理模式，该平台包括预算申报、采购计划申请、采购执行、合同管理等功能，实现货物和服务采购工作的全流程管理。

　　关键词：货物和服务;采购;信息化平台

　　随着国家对高等教育建设不断增加投入，高校货物、服务采购规模和范围也随之增大。高校作为以教育和科研为主的单位，其在货物、服务采购方面涉及领域较广，具有专业性强、技术要求复杂、设备前瞻性高等特点。所以，高校货物、服务采购管理工作面临着较强的挑战，在国家政策的宏观指导下，探索新的管理模式，提高采购工作效率，满足发展需求，为高校教学及科研工作的开展提供优质的服务保障。

　　1高校货物、服务采购管理工作存在的问题

　　1.1项目预算管理复杂、编制不完善、执行准确率较低

　　由于高校经费来源多样,资金性质不同、使用权分散，如学校行政管理部门牵头的专项经费、学院自有经费、重点实验室建设经费等，所以高校项目经费是多元化的、管理是多部门的。项目预算申报及审核时间较为紧迫，导致预算编制不够完整与准确、论证不够充分[1]。

　　财务预算下达后，为及时完成项目预算的执行任务，采购执行人面临项目负责人对采购内容进行变更及拆分的风险。基于以上多方面的因素影响，最终使采购项目预算的计划性、指导性、约束性难以发挥。在采购执行过程中，由于前期预算编制不完善、不充分，直接影响采购预算的执行率与准确率。另外，存在追加项目预算经费下达较迟的实际情况，影响了高校采购工作的执行进度，并且可能造成项目经费年末结转资金较大。

　　综上，预算编制或调整过程中涉及的货物和服务采购等有关事项未进行方案的可行性、计划的科学性、实施的必要性以及金额的合理性等多方面综合论证与评审，由此可能导致采购项目的预算明细准确性较差，预算编制内容与预算执行内容的关联性较低，对执行效率造成影响。

　　1.2采购计划零散,缺乏计划性

　　由于多元化、多部门分配的项目预算管理现状，使采购计划缺乏科学的统筹安排，在采购执行过程中，部分项目尤其是科研项目，因工作需要临时增加或更改采购需求时有发生，提交的采购计划较为零散，各项目间的采购内容无法做到有效的横向对比，导致出现同类产品多次分散采购的可能性增大[2]。同时，部分项目负责人的理念还停留在“随用随买，随买随用”，采购项目缺乏计划性[3]，未能体现采购申请计划的计划功能。

　　1.3采购货物不能满足科研需求

　　项目执行过程中，所完成的采购物品不能满足科研工作的特殊要求，为学校科研工作的开展带来阻力[4]。在货物、服务的采购时间上，周期较长，特别是部分科研用通用设备纳入了批量集中采购范围，采购效率低，影响科研工作的正常开展;在专业性能、指标等要求比较高的专业仪器设备采购过程中，为了达到公开招标的要求，往往要把这些技术参数降低或剔除，因而会出现低价中标或次低价中标的情况，导致中标产品不能满足需求，影响科研工作的正常开展。

　　1.4政府采购方式周期较长，影响时效性

　　政府采购方式具有较强的规范性，必须遵守采购要求的规章制度，执行法定的采购程序，对时间有一定要求，所以采购周期长，采购效率低[5]。比如公开招标采购方式，法定的公示期包括，发出招标文件到截止投标为20天以上以及中标公示7个工作日，再加上招标文件的编制和专家评审等环节,一个项目招标过程需要大约35天，如果出现废标，周期更长。进口货物采购周期更长，其采购需要审批，并且要通过外贸代理机构进行进口免税、报关等手续的办理，大约需要2至3个月时间。

　　1.5档案管理繁琐

　　采购工作具有较强的规范性，为了完整地记录每个项目的采购过程，做到采购环节的可追溯。项目从预算编制直到采购结束，各环节均有需要留档保存的纸质材料，导致采购工作所涉及的存档资料种类多、数量大;对于跨年执行的项目，同时要求按流程分时段整理，则使资料整理周期延长。所以，档案整理过程繁琐，既耗费人力又消耗时间[6]。

　　2构建基于信息化平台的管理新模式

　　2.1平台建设目标

　　研究构建一套基于信息化平台的新型管理模式，以内控体系为支撑，建设包括预算编制、采购计划、采购执行、合同管理等多功能的完整信息链，实现采购工作的流程化管理、协同化办公，规范高效地执行采购工作。采购工作的网络化，在为工作人员带来方便快捷的同时，减少纸张消耗，减轻相关材料归档任务，方便了档案管理工作。

　　2.1.1实现一体化办公，增强采购工作的计划性

　　将项目的预算申报、计划申请、采购执行及合同管理等工作，进行流程化设计，以网络化的采购管理平台为基础，实现各部门间协同办公，形成一体化的货物、服务采购管理工作体系。首先用户使用采购管理平台申报项目预算，平台将货物类与服务类预算归口上报至负责部门进行审核，完成最终的预算批复。

　　其次项目申报单位可按照预算批复情况生成采购计划表，进行采购计划的提交，并以实际工作要求的批复流程实现线上的采购计划审批;然后对照批复完成的采购计划，严格遵守相关采购管理工作规定，执行项目采购任务;最后将采购过程中产生的重要资料，如采购计划申请、招投标文件、合同、验收单等，以电子档案的形式留存在管理平台中。同时，通过一体化办公的管理平台，项目预算与采购计划形成有效的对接，对照项目预算提交采购计划，既提高了项目预算的准确性，又增强了项目采购的计划性，避免项目拆分及零散采购。

　　2.1.2使采购工作更加透明，做到公平公正开展采购工作

　　基于信息化管理平台的采购管理工作，通过对采购过程的全流程管理，严格遵照法律法规及规章制度的要求设定每一步骤的操作，实现采购工作的流程化管理，使采购工作更加规范化[7]。用户通过该管理平台，可随时查看采购项目的进度，并且采购流程具有可追溯性，随时对每一步骤查看其执行过程，使采购工作更加公开、透明;通过公开的采购管理模式，也增强了采购工作的公平公正性，最大限度地保证了用户的利益。

　　2.1.3提高采购工作效率，提升采购服务质量

　　建设信息化采购管理平台，将采购管理工作网络化，极大地减少了用户在项目申请和执行过程中的“跑腿”工作。用户可以将预算申报、采购计划申请等需要其完成的工作，通过该平台进行，在网上填报、提交相关信息，并等待审批;采购管理平台按预设的流程，依次流转到相关负责领导及管理部门，查看、审核、审批用户提交的申请。通过该平台实现了项目审批过程的网络化流转，相对于线下跑手续，减少办事人员来回跑腿的次数，节省了大量人力及时间，缩短了采购审核、审批时间，提高了采购工作效率，提升了采购工作服务质量。

　　2.1.4简化档案管理，实现无纸化办公

　　区别于传统的纸质档案管理模式，采购管理平台实现电子档案的保存，该部分管理工作主要分为两类：一类是平台中自动生成的需要保存的电子档案，如采购计划表，平台主动记录采购计划表从申请到审批通过的全部过程，并且自动保存实现档案管理功能。

　　另一类必须通过线下完成的采购流程，一定要有纸质版的材料作为支撑的，如纸质合同的签订，平台支持将采购项目的纸质版资料以电子文档的形式进行上传。由此，可基本实现档案管理的电子化，按照采购项目进行划分，可随时将已完成的工作内容进行归档，简化档案管理工作，不必等待项目完成时进行相关资料档案的整理，避免了由于复杂项目执行过程较长而导致资料收集繁琐与困难的情况发生。

　　2.2平台总体设计

　　2.2.1平台架构

　　采购管理平台基于B/S结构(浏览器/服务器模式)进行开发设计，系统用户可以使用浏览器，通过互联网服务，使用系统功能、数据维护等操作;服务器端接收到服务请求后，及时作出响应，完成数据库的数据交互，并且采用cookies技术实现记录访问者的身份识别号码、密码等一些访问信息。平台采用分布式权限分配原则，定义不同角色，并赋予角色相应的管理权限。

　　本文定义四层角色管理：(1)超级管理员，拥有平台的所有管理功能，并可以对下级管理用户分配管理权限。(2)一级管理员，可定义为部门管理员，根据学校相关职能部门所对应的管理职责划分相应的管理权限。(3)二级管理员，可定义为项目管理员，各经费负责人作为项目管理员，具有对其项目下的各项工作的管理权限，如预算初审、采购计划初审。(4)一般用户，将用户与项目根据一定的规则进行匹配，其可以填报与之匹配的项目下的各类申请，如预算申请、采购计划申请。

　　2.2.2平台功能设计

　　以采购管理平台的建设目标为导向，深化内控体系建设，结合实际管理工作需要，融入项目预算负责单位、项目申请单位、采购执行单位、监督检查单位等多部门协同办公的管理理念，以预算申报、计划申报、采购执行、合同管理等工作内容为基础，通过设计信息化平台相关管理功能，最终实现采购管理平台的整体设计[8-10]。

　　具体功能设计如下：

　　(1)预算申报功能。文章研究所涉及的预算指校内各单位需要向学校预算管理部门提出申请的各类预算，主要实现了预算申报与批复功能，具体实现流程为：提交预算申请，项目预算申报人以一般用户身份提交预算申请，可由项目负责人给指定的具体申报人审核分配相应预算填报权限;预算初审，项目负责人以二级管理员的身份对一般用户提交的预算进行初审;批复预算，平台以预算的合理性、必要性等审核内容为依据，制定一套打分体系，管理部门以一级管理员的身份，对初审通过的预算申请做出评定，最终平台生成一份评分结果排序的项目清单，管理员可根据该清单完成项目预算批复。

　　(2)计划申报功能。该部分主要实现货物、服务采购计划表的申报与审核功能，具体细节为：提交采购计划，一般用户生成，以预算批复结果为依据的采购计划申请表，其中，为确保预算的准确性，可设置关键字段为不可修改，但是支持用户在非关键字段做出修改，然后进行线上提交;二级管理员即项目负责人对采购计划初审，审核通过后，可进行下一步操作，如果审核不通过，则须注明未通过原因，并返回给一般用户;采购计划复审，一级管理员及相关职能部门对初审通过的申请再次进行审核，此次审核通过后，则可以进入到采购执行功能区。

　　(3)采购执行功能。确定采购方式，查看审核通过的采购计划表中的采购内容，结合国家及学校的相关采购管理规定，确定执行采购方式，并在平台中进行记录，然后通过线下执行采购工作具体内容;生成合同，完成线下的执行工作后，可通过采购平台生成制式合同或录入生成相关合同;验收付款，根据合同约定的付款方式，平台自动记录付款情况与验收方式，经采购管理人员确认后，完成验收付款记录，并自动生成验收单。

　　(4)合同管理功能。采购管理平台按照采购项目进行合同档案管理，其中，档案以平台自动生成和上传电子文件两种形式存在，如采购计划表可由平台在操作过程中自动生成，并作为项目档案的一部分留存。但是，合同以及与其相关联的招投标过程中产生的文件，是必须存留签字盖章的纸质资料，平台支持上传电子扫描文件留存。

　　2.3平台创新性

　　2.3.1基于信息化管理新模式，为资产形成闭环管理奠定基础为做好国有资产管理，以信息化管理手段为基础，资产的全生命周期的闭环管理，即资产的预算申报、采购、验收入账、处置等全过程管理，已成为未来资产管理的发展趋势。采购管理平台基本实现了资产采购的流程化管理，并且可预留接口，与资产管理系统进行对接，为实现资产的全生命周期的管理提供重要支持。

　　2.3.2实现多部门协同办公，将管理工作“移动化”通过平台实现流程化的管理功能，使货物、服务采购工作更加标准化、规范化，实现多部门协同办公。同时，以“互联网+”为契机，依托网络开展工作，工作人员不必遵循面对面的传统办公模式，只要连接网络登陆平台，用户就可以工作，实现了“移动化”办公。

　　2.4实施难点

　　2.4.1统筹规划，部门协作不够

　　在全校范围内，科学合理、全方位地开展货物、服务采购工作，离不开各相关部门及学院的相互协作，需要学校经过上层设计、统筹规划、相互协作。但是，现存管理模式，尤其是预算申报与执行工作，基本是互不干涉、各自组织，并且“各自为政”的观念较为固化，如果学校没有行之有效的顶层设计与统筹规划，将给以信息化管理平台为基础的新型采购管理体系的实施带来阻力。

　　2.4.2信息化建设投入不足

　　信息化建设工作是一项长期的可持续的专业性较强的工作，所以需要投入较多的财力及人力，但是在开展实际工作时，由于信息化建设工作的实际经验较少，导致对实际投入做出的判断不够准确[11]。缺乏持续性的经费投入理念，在管理工作提出新需求时，系统需要同时进行升级，才可以满足工作需要，但是此时经费可能没有提前申报，导致经费短缺;缺少专业的技术队伍，管理平台在日常运行过程中，需要专业的技术人员进行维护，以确保系统的平稳运行，但是各管理部门缺少专业信息化管理队伍，导致人员的投入不足。

　　2.4.3系统安全性能需要增强

　　采购管理平台的系统安全性能是其能否安全稳定运行的重要因素，近年来针对系统安全性的相关检测与上级检查也在不断增多，但是开发者往往依靠网络安全设置，如防火墙设置，完成系统的安全性设置，缺少针对系统自身特点，在物理安全、网络与主机安全、应用安全、数据安全等方面的整体设计，所以，系统的安全性能需要进一步研究实现。

　　3结语

　　以我校政府采购预算编制现状及政府采购工作为切入点，以信息化管理平台为手段，研究确立政府采购预算与执行的全流程跟踪管理模式，即从预算编报开始，将相关数据录入到网上平台中，执行部门按照预算的批复结果，及时地准备采购工作，做到“早执行，早完成”，提高政府采购的工作效率;依照国家法律法规的要求，研究适合科研工作的采购管理办法，在符合国家政策的前提下，为学校的教学科研事业提供优质、快捷的服务。

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