医院档案部门服务疫情防控工作的若干思考

　　2020年初，新冠疫情肆虐，引发了一场全国性重大公共卫生事件，对人民生产生活产生重要影响，对经济社会发展产生严重冲击‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 在“抗疫”过程中，各级档案管理部门发挥着积极作用，特别是国家档案局发布的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，更是为医院档案部门为疫情防控做好服务提供了指导‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、疫情防控工作中的医院档案部门作用

　　1.医院档案部门服务疫情防控的作用‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　医院档案工作是医院基础性工作之一，档案部门作为医院档案建设和发展的主体力量，有义务、有责任、有能力参与疫情防控工作，并在其中发挥着重要的专业作用。 根据中共中央办公厅和国务院办公厅在2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，档案部门要监督指导本单位档案收集整理工作，特别是对于重大活动和重点工作，及时建立相应的档案工作制度[1]。 因此，对于新冠疫情防控重大社会事件，医院档案部门有义务和责任提供专业服务。

　　从医院档案部门服务新冠疫情防控工作实际表现来看，医院档案部门也已经具备了参与新冠疫情防控工作的能力和工作基础[2]。 第一，从医院档案工作基础来看，当前各个医院都已经建立起档案部门，在各个重大公共卫生事件治理中，医院档案部门和档案工作人员都发挥着十分重要的作用; 第二，从医院档案部门参与公共卫生事件治理的能力来看，包括“非典”等公共卫生事件的治理，医院档案部门已经积累了比较丰富的危机应对经验，这些都为医院档案部门参与新冠疫情防控提供了重要基础。

　　2.医院档案部门服务疫情防控的内容。

　　从医院档案部门参与已有的公共卫生事件经验来看，医院档案部门服务新冠疫情防控的内容主要表现在以下四个方面：首先，医院档案部门以实现科学参与为目的，积极参与新冠疫情防控工作，指导和协助新冠疫情防控部门开展档案收集整理工作，主要是由医院档案部门联合或者单独制定参与新冠疫情防控工作的指导意见，并积极部署新冠疫情防控档案资料的收集整理工作，积极对接相关主体参与新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相关工作主体，根据新冠疫情演变态势和防控工作做好相关档案工作。

　　其次，以实现医院档案安全为目标，不仅要确保医院已有各类档案资源的安全性，同时还要对新冠疫情工作中形成的各类档案资料进行全面收集，通过线上指导和现场服务，确保疫情防控工作档案应收尽收、应归尽归。 即通过制定存量档案资源保护措施，对新增疫情防控档案资料收集、整理、归档范围、载体、种类等加以规范，根据新冠疫情类型和演变状态确定档案工作的具体形式和具体内容，实现新冠疫情防控档案的全过程、全方位、全载体记录。

　　再次，以满足新冠疫情防控工作需要为目标，提供优质档案信息服务。 医院档案部门在已有档案资源基础之上，为新冠疫情防控工作提供档案参考和信息咨询。 例如，建立新冠疫情防控文献专题数据库，提供原始档案资料等专业服务。 最后，以医院档案资源价值最大化为目标，对新冠疫情防控档案进行系统开发和利用。 医院档案部门根据新冠疫情防控工作中形成的各类档案资料，对其进行系统整理、挖掘和研究，基于社会多元需求，开发新冠疫情防控相关档案产品和服务，提高社会公共卫生事件治理应对能力。

　　二、医院档案部门服务疫情防控工作的具体措施和思路

　　1.加强组织领导，把档案工作纳入疫情防控体系。 国家档案局在2020年2月印发的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，对各级档案部门参与疫情防控工作提出了要求，重点是要自觉提高站位、认真履职，全力以赴做好疫情防控期间的档案工作，要充分发挥服务大局的职能，做好档案资政工作。

　　因此，医院档案部门要在疫情防控工作中积极发挥医院档案作用，把上级档案部门的工作部署和要求作为一项首要政治任务落实到位，把任务工作做实做细做透。 医院档案部门可以根据国家档案部门要求和相关法律法规，对疫情防控工作进行逐项逐级安排部署，对相关配套制度进行完善，在医院档案部门内部建立疫情防控档案工作领导机构，对工作职责加以明确; 同时要建立应急预案，强化责任担当，对各自责任分工进行明确，出台相关疫情防控工作的档案收集和归档办法，对工作程序进行明确，积极动员医院档案部门全体人员，面向社会各界广泛征集疫情防控档案资料，推动疫情防控工作科学有序、高效高速开展。 同时，医院档案部门要在疫情防控工作中积极作为，自觉承担疫情防控责任，争取单位和领导对疫情防控档案工作的重视，将其纳入医院疫情防控工作体系之中，并在疫情防控过程中进行全程跟踪、全面服务，配合疫情防控部门的工作。

　　2.快速建立疫情防控中的档案管理工作制度。

　　医院档案部门要积极应对，并结合自身档案工作特点和专业性，及时制定疫情防控中的档案工作制度，确定疫情防控文件资料的收集范围，从而使医院疫情期间的档案工作规范、高效开展。 医院疫情档案资料的收集归档要快速及时，收集工作也要和疫情同步推进，确保疫情防控档案资料应收尽收、无缝对接。 确保疫情防控档案资料归档范围包括各类纸质档案、电子档案、声像资料等，并将其收集渠道进一步扩展到电子邮件、网站和社交媒体等电子文件。 确保疫情防控档案以“件”为基本单位加以归档案整理，所有疫情防控档案资料保管期限采取就高不就低原则和要求，对不同门类的疫情防控档案采取不同管理办法，为档案今后的保管和利用奠定基础。

　　3.建立疫情防控档案有效开发利用制度。

　　第一，医院档案部门要专门建立疫情防控档案数据库，通过现代化手段对其进行管理。 此次新冠疫情持续时间比较长、疫情传播速度比较快、病毒感染人数比较多，而且参与人员比较广泛。 为了更好地满足今后的疫情防控工作，各个医院可以建立“新冠疫情防控专题档案数据库”，对新冠疫情防控档案进库流程和进库范围进行明确，尽可能处理好档案保密和开放利用关系，同时要确保专题档案的质量和数量，强化疫情防控档案数据库的在线利用，实现远程快速检索和便捷调阅，最大限度满足疫情防控时期医院疫情防控的查档需求，提高医院和社会对疫情的防控能力。

　　此次疫情防控档案给我们留下了许多珍贵的疫情防控经验和珍贵数据，对今后重大公共卫生事件同样具有很强的借鉴意义。 第二，充分挖掘疫情防控档案资源，为社会今后应对公共卫生事件政策制定提供参考依据，同时也可以为今后的应急管理处置提供相关捷径和范本。 例如，武汉在2020年2月2日，仅仅用了10天时间就建成了“火神山”医院并交付使用。

　　这座建筑面积达到2.5万平方米的战地医院，就完全是借鉴了2003年“非典”期间北京小汤山医院的施工图纸而建成的，只是在原有设计图纸基础之上进行了改进和优化，大大缩短了项目建设设计周期[3]。 由此可见，“非典”期间医院所保留下来的基建档案资料，为武汉的“火神山”“雷神山”医院建设提供了宝贵经验。 而且，新冠疫情防控期间也借鉴了“非典”期间的信息发布相关档案资料，由政府每天向社会公布新冠疫情确诊病例、疑似病例、密切接触者相关情况，打消公众疑虑，增强了民众信心，从而为疫情防控工作推进奠定了良好基础。

　　三、总结

　　新冠疫情对医院档案部门是一场大考，面对突如其来的疫情，医院档案部门要根据上级档案管理部门要求，主动作为，配合医院疫情防控工作要求，积极做好疫情防控档案资料的收集、整理、归档和利用工作，为社会疫情防控工作提供档案资料支持，同时要积极探索疫情期间档案工作的新思路、新办法、新路径，为疫情防控工作做好服务。

　　参考文献：

　　[1]国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[N].中国档案报，2020-02-10(001).

　　[2]郭煜.新冠肺炎疫情防控档案的特点与工作启示[J].兰台内外,2021(4):16-17.

　　[3]徐拥军，姚静，陈怡.加强防疫档案管理服务防疫工作大局[J].中国档案，2020(2)：29.

　　作者：张 蕾