事业单位干部人事档案信息化管理思路浅谈

　　摘要：近年来，随着我国科学技术的发展，人事档案管理的信息化水平得到明显提高，进而促进了事业单位干部人事档案管理工作质量和效率提高，对事业单位的长远发展有着重要意义。本文就对事业单位干部人事档案信息化管理措施进行深入探讨。

　　关键词：事业单位;干部;人事档案;信息化;管理

　　事业单位在推动国家经济发展、服务百姓过程中扮演着重要角色，是我国现代化建设的重要主体。事业单位干部人事档案信息化管理是事业单位管理工作的重要组成部分，事业单位的公益性质决定了事业单位干部人事档案管理要更加规范科学，但当前事业单位人事档案信息化管理还存在诸多困境。因此，有必要从事业单位干部人事档案管理实际角度出发，引进现代信息技术，完善相应制度体系，推进事业单位人事档案信息化进程。

　　人事档案管理：医院人事档案信息在人力资源管理中的作用探析

　　1 事业单位干部人事档案信息化管理的必然趋势

　　近些年来，大数据、信息化科技发展迅猛，在经济社会发展中的重要作用越来越凸显。档案事业，其中包括事业单位的档案，实现信息化管理是发展的必然趋势。档案信息化管理的优势在于：一是信息化管理能有效地提高工作效率。传统的人事档案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠档案管理人员手工操作。建立好干部人事档案管理数据库，形成干部人事的电子档案，档案管理工作人员在进行人事档案录入的时候，需要对大量的档案进行信息分类、筛选、建立标准的档案信息管理方式，把档案信息科学合理地分类进行管理。需要档案时可以利用电脑技术进行索引，就能方便快捷地获取档案信息，提高工作效率。使用信息化管理查找十分快速方便，实现档案管理结构的优化，凸显信息化管理具有的独特优势。二是信息化管理能为档案保存实现稳定性。电子档案和传统的纸质档案相比寿命较长。传统的纸质载体在保存过程中容易受各种因素的制约出现档案损坏、丢失等现象。例如，纸张在高温或者低温下就容易损坏，但是电子信息就不会受这些因素干扰。电子档案可以根据不同的需求选择不同的存储方式，而且阅读方便快捷，保存时间长，稳定性是档案信息化管理的优点。当然，这种保存需要有备份，以防文件信息丢失。

　　2 事业单位干部人事档案信息化管理的现实困境

　　2.1传统的档案管理思维尚未完全转变

　　事业单位干部人事档案管理是一项专业性非常强的工作，传统的人事档案管理模式主要依赖于档案管理人员的人工操作，不仅工作量大，而且还容易出问题。当前随着网络信息技术的不断发展，传统的事业单位干部人事档案管理模式已经很难适应，特别是传统的事业单位干部人事档案管理思维已经很难适应新形势下干部人事档案工作的现实需要，需要转变档案管理思维。

　　2.2人事档案信息化建设基础薄弱

　　事业单位干部人事档案管理工作既要求客观、真实，也需要全面、准确，但当前部分事业单位在干部人事档案管理过程中基础设施建设还相对滞后，相应的制度规范还没有建立起来。特别是在信息化建设方面，由于资金和人员投入不足，档案管理人员对于人事档案信息化建设了解不够全面，在技术应用上还有所欠缺。无论是在硬件设施，还是在软件系统方面，都无法满足事业单位干部人事档案管理信息化的相关要求，也在一定程度上影响了事业单位干部人事档案管理服务水平的提升。

　　2.3干部人事档案资源共享和利用率偏低

　　当前多数事业单位都为干部人事档案管理配备了相应的计算机设备和软件系统，但很多设备都比较老旧，操作系统也处于初级阶段，与干部人事档案信息资源共享与应用还存在一定的差距。尤其当前事业单位干部人事档案信息化建设还缺少统一的规范和标准，加之软件和数据库建设方面还存在不兼容问题，使干部人事档案信息资源出现了“信息孤岛”问题，难以实现数据共享，一定程度上影响了干部人事档案资源的后续开发和利用。

　　3 事业单位人事档案信息化管理的对策

　　3.1推进法规建设健全管理机制

　　事业单位干部人事档案管理工作具有一定复杂性与特殊性，尤其是在社会发展新阶段，人事档案管理的信息化离不开法律环境与法律保护，事业单位各部门及人员与档案管理部门之间往往存在复杂关系，甚至涉及一定法律问题，若想要切实保证干部人事档案管理工作质量，必须要以法律法规为依据，推进人事档案管理，以便加强人事档案管理工作质量。对于事业单位来说，其干部人事档案资料众多，以人事档案为对象，无论是进行收集和保管，还是进行有效利用，都必须要以法律法规为支持，确保干部人事档案得到有效保护。为促进人事档案管理工作的健康发展，形成强烈的档案意识，对人事档案工作进行全面了解和深度研究，围绕《档案法》及相关法规文件展开系统化学习活动，基于社会发展形势来分析人事档案管理工作方向，制定相关发展规划，对人事档案管理相关规章制度进行建立和完善，以顺利推进事业单位干部人事档案信息化管理。人事档案管理机制的健全，是事业单位干部人事档案管理工作得以规范开展的重要支持，要明确人事档案管理的现实需求，对工作程序进行优化，建立信息化管理制度体系，保证制度与管理的统一化，通过档案部门与职能部门之间的协调配合，使档案工作管理机制得以建立，进而顺利开展人事档案管理工作。在新技术支持下，要对档案管理制度进行创新，确保人事档案管理更具实效性。

　　3.2提高安全保护意识，防止档案信息外漏

　　在事业单位中推进信息化建设之后，在方便档案管理工作的同时，也要注意档案的安全性。信息化建设能够有效地促进档案管理工作的发展，极大地提高工作人员的工作效率并有效地缩短工作时间，帮助档案搜集工作和档案存储工作进行更好地开展。但是也要更加注意档案信息的安全性，保证档案信息能够在存储和使用的时候不会泄露。现在的档案管理大多数都会使用电子档案来存储信息，如果电子档案的存放地点过于潮湿或者温度不合适，就会造成电子档案的损害，造成档案信息的缺失。所以在电子档案的管理工程中，必须加大对档案管理的保护工作。在对电子档案进行分类整理的时候，更需要对电子档案的防护等级进行分类，明确划分不同的电子档案的保护等级，并且需要利用电子计算机的信息保护功能，对现有的数据库进行加密设置，防止不法分子利用计算机技术侵入到系统之中，窃取存储的档案信息。

　　3.3信息化档案管理人才队伍建设

　　档案管理工作人员肩负着执行档案管理工作的职责，负责落实档案管理方针政策，对干部人事档案进行科学管理。档案管理工作人员要掌握扎实的信息化档案管理工作技能，才能够胜任档案信息化管理工作，事业单位需要注意进一步加强档案信息化管理人才队伍建设，培养掌握扎实档案管理业务和信息化技术，同时具有高度责任心的优秀档案管理工作人员。事业单位要积极引入能够从事档案信息化管理工作的优秀人才，同时还要加强在岗档案工作人员的职业培训，组织开展计算机技术、网络技术以及信息技术培训，全面提高岗位工作人员的职业技能，为事业单位干部人事档案的信息化管理提供必要的人力资源。

　　3.4加强对事业单位干部人事档案的互动性交流

　　对事业单位的干部人事档案管理工作进行不断优化和创新使其档案管理工作发展的必然趋势吗?从事业单位的干部人事档案管理工作方面而言，创新的档案信息管理工作并不单单是对档案资料储存，其包括了对档案信息的“收集”、“储存”、“管理”以及“利用”。因此对事业单位干部人事档案信息化管理不能够只体现对档案的收集和储存，要加强对档案的管理和利用。当今时代背景下，各项工作中人才的交流和互动的事项越来越多，强化对档案资源的开发利用是事业单位工作中的重要内容之一，以科学信息的交流带动档案管理工作的创新，加强不同部门、不同单位的档案管理工作的交流和沟通，使档案管理工作形成资料信息互动的习惯。

　　4 结语

　　在现阶段中，事业单位中干部人事档案的管理工作已经有了一定的进展。但是在这个时代发展越来越快的情况下，我们不能满足于已有的成就，必须对人事档案的管理工作进行创新发展，将人事档案管理和信息化技术相结合，顺应社会和时代发展的潮流，不断更新最新的设备和技术，对单位中的员工进行有效的培训，并且改革现有的档案管理制度，这样才能有效地提高整体的档案管理水平，推进事业单位的发展。

　　参考文献:

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　　[3]云庭.事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考[J].智库时代，2019，(02):55，57.

　　作者：张龙