关系型数据库Access在PC项目物资统计方面的应用

张宏斌    李铁梁
                                
摘要：Access数据库技术应用在PC项目物资现场管理方面的优势在于集成性和实时性。可以对项目内外部物流集成在一起，包括采、供、物、销等内在资源充分调配。成功的运用Access可与帮助提高项目物资管理水平，改善物资数据系统，有力提升项目的决策支持效率。
关键词：ACCESS,PC项目物资管理，缺口量，库存量，材料成本

1．PC项目物资管理问题
我公司近两年内先后承接了140×104立方原油商业储备库项目以及300×104立方国家石油储备基地这两个总承包项目（以下简称PC项目）。根据施工工艺以及进度的安排各专业在不同的时期对物资都有不同的需求，造成物资采购以及管理数量多，工期紧，涉及施工单位多的局面。在项目建设中物资缺口查询，库存平衡这样的动态数据不能很好的把握的问题尤为突出。拨付进度款或者结算时材料成本不能及时准确回馈施工单位，需要大量人力汇加料单，暴露出物资管理方面水平低下的弊端。
基于这样的状况，通过对大量物资管理软件的了解与学习使用，我们认为这类问题在关系型数据库ACCESS下可迎刃而解。作为PC总包方，我们可以通过对ACCESS数据库的设计来运用到项目管理当中，全面准确的了解各施工分包方的物资运作情况，真正做到：“手中有粮，心中不慌”。所谓关系型数据库在实际中的应用我们可以认为是类似于ERP（企业资源计划 Enterprise Resources Planning，是基于企业管理理念上高度集成化的信息系统，是一套将制造、财务、分销及其他业务功能合理集成的应用软件系统。）中的一个物料管理模块的简单化。根据工程分包特点签订完毕施工分包合同，根据物资采购程序签订采购合同，为此分包范围内的物资建立起来了一个流通的网络。一个施工分包合同内的物资可能有几份采购合同，而总包商一份大的采购合同中的物资也有可能是多个施工分包合同中的。而在这些合同间起到桥梁作用的就是物资本身。
2．解决方案
分包单位通过施工合同确定施工范围，材料计划纳入ACCESS管理中，通过申报物资计划，流转到采购部门，签订采购计划，催缴，到货检验，发放。ACCESS数据库自动赋予每个材料（计划数量依据蓝图）一个唯一编号，此编号下的材料则是该某一施工分包合同范围内的、项目WBS分解下某一或多个工作包内的专属材料，绝无重复性。实际操作中这个材料的计划数量确认，多次到货（正值，实际到货量），多次出库（负值，实际出库量）都是调用它的唯一编号来运算的。基于每种材料的到货与发放的手续，通过利用ACCESS建立选择查询来整合这个唯一编号下的实际数量，不难得到此编号下材料设备的各种动态数据。
2.1.物资缺口生成
物资当前缺口量=计划数量（蓝图已知）—实际到货量（一次或多次累积值）

SQL语句:  SELECT [4WBS下分解到零件].需求数量, 累计入库.累计入库, [需求数量]-[累计入库] AS 缺口数量, [累计入库]/[需求数量] AS 到货比率
FROM 5分包方上报计划 INNER JOIN (4WBS下分解到零件 INNER JOIN 累计入库 ON [4WBS下分解到零件].序号 = 累计入库.序号) ON [5分包方上报计划].分包方器材计划ID = [4WBS下分解到零件].分包方器材计划ID;
缺口信息表达：可查询某施工单位某种材料的缺口量、累积到货量、每次到货量、每次到货时间，为生产部门提供信息。
2.2. 物资库存生成
物资当前库存量=实际到货量（一次或多次累积值）—实际出库量（一次或多次累积值）

SQL语句: SELECT Sum([4WBS下分解到零件].需求数量) AS 需求数量之总计, Sum(累计入库.累计入库) AS 累计入库之总计, Sum(累计出库.累计出库) AS 累计出库之总计, Sum([累计入库]-[累计出库]) AS 库存
FROM 5分包方上报计划 INNER JOIN ((4WBS下分解到零件 INNER JOIN 累计入库 ON [4WBS下分解到零件].序号 = 累计入库.序号) INNER JOIN 累计出库 ON [4WBS下分解到零件].序号 = 累计出库.序号) ON [5分包方上报计划].分包方器材计划ID = [4WBS下分解到零件].分包方器材计划ID
HAVING (((Sum([累计入库]-[累计出库]))>0));

库存信息表达：及时掌握某施工单位某种材料的库存量、累积出库量、每次出库量、每次出库时间等，便于问题及时发现，与生产部门联手管理。

2.3. 材料成本生成
出库材料成本=实际出库量（一次或多次累积值）×采购单价+附加费用

SQL语句：SELECT [5分包方上报计划].分包单位, Sum([实发数量]*[采购单价(元)]) AS 合计成本
FROM (5分包方上报计划 INNER JOIN 4WBS下分解到零件 ON [5分包方上报计划].分包方器材计划ID = [4WBS下分解到零件].分包方器材计划ID) INNER JOIN 9出库登记表 ON [4WBS下分解到零件].序号 = [9出库登记表].零件序号
GROUP BY [5分包方上报计划].分包单位
HAVING (((Sum([实发数量]*[采购单价(元)]))>0));

出库材料成本信息表达：便于统计某施工单位任意时间段任意区域的出库材料成本，便于协助经营部门检查成本，控制拨付费用等等。

3．应用实例
2009年在独山子国家石油储备基地项目中，对30台十万方罐基础多家分包施工单位的物资管理采用了ACCESS数据库技术，一些基本表设计、数据录入、查询和报表摘录如下，
3.1.物资计划查询
将施工分包单位的材料申请计划准确导入ACCESS系统后：在材料计划查询设计状态下挑选字段【器材计划名称】输入：“罐基础”，点击运行后显示四家分包单位承建的罐基础所需建筑钢材需求量等信息。（如下表）

我们不妨随机挑选被ACCESS命名为零件序号11的需求量为1224t的φ25 HRB335螺纹钢来演示。

3.2.入库详细登记
随着保管员根据采购合同、到货清单等将到货记录完成后（每次只输入零件序号即可，其他内容系统自动引入，出库记录下同），可在入库登记查询设计状态下挑选字段【零件序号】输入“11”（零件序号，相当于本系统中唯一的，不重复的器材编码），点击运行后显示本材料的单次到货数量日期等情况，点击后缀还有其他到货情况。特别需要注意的是区分零件序号与入库、出库登记流水号。

3.3. 物资缺口查询
缺口查询设计状态下挑选字段【零件序号】输入“11”，点击运行后显示本材料目前的累积到货量，缺口数量，到货比率等信息。

3.4. 出库详细登记
随着保管员根据领料单、调拨单等将出库记录完成后，可在出库库登记查询设计状态下挑选字段【零件序号】输入“11”，点击运行后显示本材料的每次出库数量日期、每次出库材料成本等情况，点击后缀还有其他到货情况。

3.5.库存数量查询
随着材料的出库发放，我们可在库存数量查询设计状态下挑选字段【零件序号】输入“11”，点击运行后显示本材料的库存数量，还可衍生出库存成本，及时了解动态等等。

3.6.项目管理应用展望
实际使用中数据库录入与现场工作流程、日常台帐记录等工作十分吻合，收发记录及库存、缺口、材料成本动态等信息查询、报表十分快捷准确，极大地提高了工作效率。通过对数据链的深度关联和放大设计，该数据库还可将工程总包分包、材料计划汇总和审批考核、物资招标采购及履约情况、进度控制、大型设备调遣、施工图预算、进度款支付、农民工工资监发等多专业信息集成起来，实现共享，对提高项目管理水平有着极其重大的意义。

参考文献：
1.陈恭和,<<数据库基础与Access应用教程>> , 高等教育出版社图书发行部,2003-12-1,312页
2.刘丽,崔灵果,<<Access数据库案例教程>>,机械工业出版社,2009-2-1,252页