档案职称论文关于档案管理保密工作的探讨

　　这篇档案职称论文发表了关于档案管理保密工作的探讨，档案管理人员要做好档案管理过程中的保密工作，档案利用的保密工作离不开制度和队伍的建设，那么如何才能处理好档案保密与移用的关系呢?论文进行了如下探讨。
 

　　摘要：档案管理过程中的保密工作，要制定严格的档案管理制度， 档案管理人员应履行职责，做好档案的保管期限与保密期限的区分工作，在档案利用过程中的保密工作。

　　关健词：档案职称论文,档案管理,保密工作,管理措施

　　一、对档案管理过程中的保密工作

　　1.档案室的管理是档案保密工作的重点

　　从档案保密的角度来看，不宜将档案室设在办公楼的最底层，档案室门窗等应专门加固，以防盗窃。档案室应指定专人负责管理，制定严格的档案管理制度，无关人员一律禁止入内。

　　2.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说提“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

　　二、档案利用过程中的保密工作

　　1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有单可循，并在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

　　2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

　　3、监督措施。在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其中心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案室还可以安装摄像监视器。同时，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机;二是眼勤，勤观察动态，置每年利用者于视觉之中;三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

　　三、正确处理好档案保密与利用的关系

　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　四、强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证

　　提高涉密档案管理人员的素质，强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。档案保密工作好与坏，企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触大量的文件，这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

　　涉密档案管理人员的职责，就是要维护企业涉密档案的完整与安全。这既是涉密档案保管工作的基本任务，也是涉密档案保管工作的目的。涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不泄密，就是要求档案管理工作者时刻警惕，要有保密意识，守口如瓶，所保管的档案资料信息不外传。为此，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的。确保涉密档案齐全完整安全，是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

　　推荐期刊：档案学研究(双月刊)创刊于1987年，由中国档案学会主办。档案专业学术性刊物。