对城建档案馆藏建设中几个问题的探讨

　　对城建档案馆藏建设中几个问题的探讨

　　倪志新

　　摘 要：在城市建设高速发展的背景下，各地城建档案工作呈现出强劲发展势头。本文结合工作实际进行了思考，提出了加强馆藏建设的建议和工作思路，对城建档案馆功能建设和功能发挥有一定的借鉴和参考意义。

　　关键词：城建档案 馆藏建设

　　一、目前城建档案馆藏建设中存在的主要问题

　　1、发展非常不平衡

　　从全国来看，有的城建档案馆馆藏量增长非常之快，而有的馆很多年份则没有新进档案，馆藏量基本没有增长。有些馆早就建立了机构、配备了人员、落实了经费，但工作只停留在发发文、开开会、搞搞接待参观、搞搞业务检查，对收集档案、丰富馆藏没有实质动作，导致档案馆虚拟化、空心化，城市建设得很快，城建档案管理乏力。

　　2、馆藏结构日益不合理

　　一些城建档案馆因不在规划口管理，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。从各市城建档案馆新进档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案。即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集管理，各城建档案馆把主要力量放在房屋建筑工程档案收集上。长此下去，城建档案馆将渐渐成为工程竣工资料档案馆，馆藏单一，馆藏结构日益不合理，其结果是城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。

　　3、普遍重收集轻开发利用

　　档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。馆藏建设的一个重要方面是建立档案开发利用的机制，包括查借阅利用、信息编研、修史编志等，现代信息技术和互联网技术还为档案开发利用提供了很多新的手段。

　　4、个别地方城建档案意识还很不强

　　尽管最近几年各地对城建档案工作的认识有了很大提高，但也有个别地方，特别是一些区、县(市)和一些基层单位，对城建档案编制、报送、利用的意识还很淡薄。有些人认为编制工程档案太麻烦，既不带来政绩，又增加了成本;有些人认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，不要搞得太复杂，没有把完整的档案资料管理纳入日常的工作范围;有的单位甚至把档案作为“私有财产”、“个人秘密”，拒不移交。这一些错误认识与国家有关档案工作和城建档案工作的法律法规是相违背的，特别是与国务院第279号令《建设工程质量管理条例》要求建设工程竣工验收前应有完整的建设工程档案资料并及时向城建档案机构报送的规定相违背的，从认识上讲是不知法，从行为结果来讲，就是违法和犯法了。

　　二、抓好四个结合，加强城建档案馆藏建设

　　通过上面的问题分析，我们认为加强城建档案馆藏建设一要有认识，二要有思路，三要有措施。作为城建档案工作者，从事业发展和工作创新的角度出发，还要有紧迫感和使命感。结合实际，笔者认为应当抓好四个结合：

　　1、将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集

　　在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，收集信息，了解情况，随时进行检查指导，把政策讲透，把要求讲透。在具体工作中，必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。一些重点工程或外商投资项目，由于领导重视、社会关注、地位特殊而享有一些特殊政策，对其竣工档案归档的监督难以落到实处，对这些项目的档案归集工作，要积极向领导汇报，及时与企业沟通，改善与建设单位的关系，争取建设单位的积极配合。长沙馆针对具体工程制定业务指导技术文件，拟定详细工作计划，推出个性化服务，提高了业务指导的针对性，工作更主动，更到位，实践证明是一条好的工作举措。

　　在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。从长沙和株洲馆的做法来看，我们要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收，档案基本合格后，发放《初验认可证》，才可以召开竣工验收会;在工程备案后，一定要对工程档案进行合格验收，合格验收并移交后，再发放《合格证》，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归档、接收不再虚弱，强化了归档收集，做到了应收尽收。

　　2、将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道

　　城建档案涉及部门、单位有几十家，内容涉及城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归集率较高;而非建设系统的建设工程档案种类多，数量大，收集矛盾多，难度大。我们要运用行政、经济、法律等各种手段，突出重点、以点带面、不断拓展，积极做好收集工作。一是城市地下管线档案。主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强地下管线档案的接收和收集，开展地下管线档案信息的综合动态管理。长沙馆通过制定《城市地下管线工程档案管理条例》，使地下管线档案有法可依，保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案不可缺少的组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。

　　3、将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识

　　城市建设档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案，接收难度大，工作纷繁复杂。我们要充分运用法律法规赋予的权力，大胆灵活地履行收集档案、行政执法和行业管理的职责，主动开展工作。一是加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。要多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使之深入人心。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核，将档案接收和馆藏量增长列为量化指标，年初下目标、年终抓督促，强化行政管理和工作责任意识。

　　4、将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值

　　档案整理入库上架不是档案工作的终结，从档案工作最高目的来讲，这还仅仅是开始，是起点。我们在做好档案库房管理，确保档案安全的同时，应进一步突出档案利用工作，充分发挥城建档案为城市规划、建设、管理和经济社会发展服务的作用。一是充分搞好档案日常查阅利用。要热情接待，建立档案利用反馈登记制度，对档案利用情况有登记、有统计分析，不断寻找利用热点，总结利用规律，改进利用服务。二是充分改善利用条件。应广泛采用现代化手段管理城建档案信息资源，提高馆藏档案的开发利用水平。可以建立计算机检索系统，提高档案查阅速度和查全率、查准率，还可以在互联网上建立城建档案查阅利用平台，方便远程自由查阅，提高城建档案信息社会知情度。

　　总之，馆藏建设问题是档案工作的一个核心问题，对城建档案工作来说，城市建设发展越快，对城建档案馆藏建设的要求就越高，也越紧迫。只要我们认识到位，思路明确，措施有力，城建档案馆藏建设也一定能克服困难，持续取得进步，取得创新和突破。