浅谈水利工程档案管理

　　摘  要:水利档案是水利工程建设和管理的重要组成部分，水利工程档案管理是水利技术基础资料，它反映了水利工程建设情况，而且能为今后工程施工、运行、验收、维修、提供可靠依据，具有理论参考价值，使工程项目以档案的形式更系统化，更好服务于水利产业发展。

　　关键词：水利工程  档案  管理

　　从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收、到运行、养护、改造，直到拆除，工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故 。本文从水利工程档案管理基本理论入手，旨在分析水利工程档案管理工作中存在的问题，并提出加强水利工程档案管理的相关对策。

　　一、  水利工程档案管理基本理论

　　水利工程档案是将水利工程建设活动中直接形成的文字、图纸、图表、数据等各种具有保存价值历史记载材料，按照一定原则和办法，经过分类，整理集中保管起来的资料。水利工程档案具有四大特点：

　　1、内容涉及面广 综合性强

　　水利工程设计面广，内容复杂，如在修筑提拔、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝建设中会牵涉到农业、工业、交通、电力、通讯、生态环境等各方面，再加上水利专业本身与建筑、天文、气象等专业紧密联系，据此形成的水利工程档案也具有多元性和综合性。

　　2、因时空限制 形成时机性强

　　水利工程是人类改造自然的活动，因此要受到自然规律制约和影响，一年四季都有其特殊工作内容。在这些工作过程中形成了大量档案，特别是汛期多变的水文、气象数据，以及因防治洪涝灾害而修建紧急工程的信息等，都明显具有形成时间段，季节性强的特点。

　　3、受工程规模和大小影响 形成周期差异大

　　根据不同的工程，水文地质条件、河床演变情况、险情隐患以及其他因素所确定的水利建设工程，所确定的水利建设工程周期长度亦不同，一般江河护坡工程及农电水利工程，通常仅需几个月完成，而大型的河道工程、水库、防洪堤工程建设需要花费数年或更长时间完成。施工周期长短不同，就使得相应工程建设中档案的形成周期也不同。

　　4、文书与科技档案一体化

　　水利工作实施的是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此而形成的业务性文书与科技档案紧密联系，他们之间相互渗透、相互交叉。许多文书不仅是档案前期的活动记录，并出现文书档案与科技档案的一体化趋向。二、 水利工程档案管理存在问题

　　1、档案管理制度滞后于水利工程管理体制改革

　　随着国家对建设管理体制改革逐渐深入，水利工程建设项目管理体制发生重大变化，招投标制度、监理制度，竣工验收备案制度逐步完善；政府对行政审批进行改革，系统清理、修订部分规章和规范性文件，使工程建设项目档案内容、形式、规定、制度以及档案载体发生了变化。但与之对应的档案管理制度、法规未及时做相应的调整和修改，致使工程档案管理还没有纳入新的管理体制。

　　2、对档案管理重视不足

　　水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，在项目建设过程中，要落实文件资料管理责任者，明确任务要求，随时登记收集、做好安装报告、施工日志、竣工报告等材料的记录工作。但现实中一些水利工程项目建设单位忽视档案资料管理的重要性，或不设专职档案工作人员，或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响了档案管理工作质量，使相隔时间较长资料零散，无法完整无误归档，由此给工程建设、管理造成负面影响。同时，部分档案管理人员对档案业务知识了解较少，不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确引导，从而导致工作的被动型和盲目性。

　　3、档案管理制度不健全，管理水平普遍偏差

　　由于资金、办公条件等影响，有些单位没有健全或完善档案管理规章制度，或虽然建立了相关规章制度，但在工作中不能严格按规章办事，没有形成有效管理和监督机制，在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化，造成水利管理人员对工程情况缺乏了解，增加工程安全调度和消除险情的难度。同时，没有严格合理的考核办法和保障机制，工作随意性大，管理人员在工作中相互推诿，敷衍塞责，影响了档案管理工作质量的进一步提高。

　　4、管理人员素质偏差，档案专业人才缺失

　　在水利工程建设中，档案人员一般多是工程技术人员，缺乏档案专业知识，对水利工程档案比较陌生，档案专业人才缺失，而对于熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。

　　三、  完善水利档案管理工作建议

　　长期以来，由于缺乏对水利档案管理工作的科学管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门分离，档案资料积累残缺不全，给档案整理归档带来困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，需要加强转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行科学管理。

　　1、建立健全水利档案管理制度及领导机制

　　完善制度建设，建立健全档案管理各种规章制度，修订岗位责任制度，做到职责分明，层层把关。为规范档案资料的管理，设立档案室，档案材料由分管领导负总责，各科室负责人统一收集整理后定期交档案室保存。各单位档案管理工作，要建成一把手参与，有人员、有经费、有设施完善的保密环境。配备专职的档案管理员，具体负责资料的整理归档工作 ；

　　2、提高档案管理人员整体素质

　　加强对档案管理人员的培训，从事水利工程档案工作的人员，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案。为达到水利工程档案整理规范化要求，组织各专职或兼职档案管理人员进行培训，讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些属于有保存价值的档案、具体的归档范围学习；同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细讲解，以熟悉有关档案管理标准规范；

　　3、建立水利工程单位档案管理网络

　　建立水利事业单位档案管理网络就是把分散的档案进行整体管理，确保管理规范化、标准化。首先遵照分级管理的原则，成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作，由主管档案工作领导全面负责各业务部门专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成全部的档案管理网络。其次要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立科学归档制度，便于检索，延长保存期和增加保密性，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。在工程各阶段或是单位内的各个部门都能保证文件材料不疏漏、不散失。

　　4、实行文书、科技档案一体化管理

　　从水利档案相互渗透，相互交叉及档案工作的发展趋势来看，文书档案及科技档案的划分界限不是很清晰，可以施行综合性一体化管理 。第一，从科技档案和文书档案的本质属性看，他们都是本单位业务实践活动的历时记录，他们之间有着不可分割的联系；第二，水利档案在形成过程中出现大量的专业性文件材料，及政策依据、施工依据、经费使用依据的文字材料，这些依据性文件如不与科技档案组合在一起，就不能保证档案的完整性、系统性、正确性，同时也会出现重复归档，增加档案管理的难度；

　　参考文献

　　1、石自唐 ：《水利工程管理》中国水利水电出版社 2009年版

　　2、李兴利.水利工程档案验收办法引发的思考[J].档案管理,2009,(5).

　　3、王文华.论水利工程档案的管理[J].人力资源管理(学术版),2009,(6)

　　4、张海静.浅谈水利工程建设档案管理[J].经济技术协作信息,2009,(13)

　　5、梁静：水利工程档案管理与发展[J]，湖南水利水电，2008

　　6、李涵：如何做好水利工程项目的档案管理工作[J]，档案，2007