浅谈会计档案管理工作中存在的问题与解决对策

　　摘  要：会计档案是重要的经济档案，其管理在实际工作中却容易被忽视。本文拟总结会计档案管理工作存在的问题，找到解决问题的对策，以实现会计档案的科学管理。

　　关键词：会计档案  科学管理  问题  对策

　　中图分类号： G271        文献标识码：  A       文章编号：2095-0802-(2012)07-00  -0

　　Discussion on the Accounting Archives Management Problems

　　And Countermeasures

　　ZHOU Hong

　　(GuangXi University Of Technology Archives, LiuZHou, 545006, GuangXi, China )

　　Abstracts：Accounting archives is the important economic archives whose management is easy to be ignored in the practical work. In this article, the problems in accounting archives management work were summarized to find solution countermeasure and realize the scientific management of accounting archives.

　　Key words：accounting; scientific management;  problem;  countermeasure

　　0引言

　　会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案管理是会计工作的一项重要内容，是会计的基础工作，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值。加强对会计档案的科学管理，可以促进财务管理水平的提高，使会计档案管理工作更好地为各项事业服务。

　　1会计档案的特点

　　会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，主要表现如下：a) 来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案；b) 内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性；c) 形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性[1]。

　　2会计档案的作用

　　会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。

　　2.1体现机构整体经济运行状况。

　　1个机构的经济运行状况，都是通过财会的记录体现出来；一段时间或全年部门的全部经济活动和经营成果，都储存在会计档案中。为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。

　　2.2提供全面、精准的数据统计

　　企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供近几年的有关会计数据，而会计数据来源于会计档案。国家统计部门的统计数据中，也有相当一部分来源于财务数据。

　　2.3为审计 司法等部门提供依据

　　审计机关在审计有关部门时，会计档案可以提供可靠的数据。司法部门在查处违法乱纪、贪污受贿问题时，也同样需要会计档案作为证据[2]。

　　3会计档案科学管理工作中存在的问题

　　3.1会计档案意识淡薄。

　　有些单位对会计管理工作缺乏充分的认识，意识淡薄，只注重内部财务项目的实施，相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，导致会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案大多数是由会计人员兼管，缺乏基本知识与操作技能的培训。

　　3.2会计档案管理制度不够健全

　　有些单位领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。会计档案管理难以发挥其在监督检查、经济管理和分析决策方面的重要作用。

　　3.3财务档案管理不完善 不规范

　　a) 会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的收集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性；

　　b) 会计凭证装订不及时不规范，有的单位将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；装订时仅仅用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；导致会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档；

　　c) 纸质会计档案、存储数据的介质与应用软件没有同步归档。对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅，影响了档案整体工作的质量和效果[4]。

　　3.4会计档案管理人员素质有待提高

　　目前，存在一些财会档案人员缺少职业素养，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证，开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法地偷税，造成会计信息失真，破坏会计档案的原始性、真实性。

　　4完善会计档案管理工作的对策

　　4.1增强会计档案意识

　　加强对会计档案管理工作的领导，提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门并进行规范管理。各单位一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

　　4.2建立健全会计档案管理规章制度

　　要做好财务档案管理工作，必须理论结合实际，建立和健全相关的制度，将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，规范档案资料管理的各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

　　a) 建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，定期组织对财务档案管理工作的检查；

　　b) 规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。首先，制订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。其次，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管，要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。最后，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册；

　　c) 同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。通常由于会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致，导致财务会计档案查询中出现打不开档案管理系统的事件。该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防霉、防尘保护[3]。

　　4.3加强会计档案人员知识培训 提高管理人员的综合素质。

　　会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。在财务档案管理的过程中，统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。

　　总之，在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

　　参考文献：

　　[1] 姜洪娥.规范会计档案管理工作的几点建议[J].中国农业会计,2004(8):15.

　　[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会,2007(4):40-41.

　　[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯,2007(7):73-74.

　　[4]赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J].沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005(4):144-146.