浅论技术改造工程项目文档管理规定

　　摘要：本文对建设工程质量和工程档案管理的相互关系进行了全面研究，提出了工程档案是建设工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映，工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段等观点；对提高建设工程中建设、设计、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理进一步融入工程质量保证体系具有较强的参考价值。

        关键词：文档管理 单位档案职责 工程档案管理

　　1 文档管理的方式

　　在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度长等因素，所以有关需求、建议、解决方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善；与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。因此，在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到预期的目的。

　　1.1文档模板的管理

　　面对项目中需要建立的各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中应建立一套文档的模板。

　　在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。

　　在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个链接，让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理

　　1.2文档目录的管理

　　为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。

　　在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。

　　2 项目技术文档范围

　　2.1项目立项申请、可行性研究报告、项目批复等立项依据性文件；施工、质检、监理、中间交接、竣工验收 、试运行等。

　　2.2基础检测报告、发电机转子探伤报告、制造厂（运行厂）调研报告。

　　2.3设备招标、设计招标、施工招标、工程监理招标文件。

　　2.4施工图设计文件、图纸审核会签资料。

　　2.5工程概算书、施工预算表、工程竣工决算、固定资产清单及明细表。

　　2.6工程监理合同、工程监理规划及实施细则。

　　2.7施工组织设计、施工前技术交底、施工计划、施工方案、施工工艺措施。

　　2.8设计变更、工程更改洽商单、通知单。

　　2.9原材料检验报告、原材料出厂技术文件、产品合格证。

　　2.10设备安装记录。

　　3 项目技术文档的要求：

　　3.1项目技术文档必须完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。

　　3.2竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证。

　　3.3凡按图施工，在施工过程中没有变动的工程，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后，即可作为竣工图。

　　3.4凡有一般性图纸变更的符合设计或规范要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。

　　3.5施工中有一般性设计变更时，能在原施工图上修改的，由施工单位在原施工图上注明修改部分与修改依据和说明，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。

　　3.6凡有结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变等重大变更及图幅变更面积超过10%，应重新绘制竣工图。

　　3.7所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在竣工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映,而且要在所有涉及到的相关联的每张竣工图上反映。

　　3.8实施过程中的图片、照片、录象等材料，以及项目实施过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明。同时，要详细地填写档案资料登记表。

　　4 各方的通用职责

　　4.1工程各参建单位填写的工程档案应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据。

　　4.2工程档案应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

　　4.3工程档案进行分级管理，各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作，工程档案的收集、整理和审核工作由各单位档案管理员负责。

　　4.4对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚。

　　5 建设单位职责

　　5.1应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。

　　5.2在与勘察、设计单位、监理单位、施工单位签订勘察、设计、监理、施工合同时，应对监理文件、施工文件和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确规定。

　　5.3必须向参建的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。

　　5.4负责在工程建设过程中对工程档案进行检查并签署意见。

　　5.5负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位或监理单位组织该项工作；负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位或监理单位或设计单位具体执行。

　　5.6编制基建文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整基建文件归入地方城建档案部门及移交产权单位，保存期应与工程合理使用年限相同。

　　5.7应严格按照国家和地方有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设项目竣工验收后，按规定及时向地方城建档案部门移交工程档案。

　　6 工程监理单位职责

　　6.1应加强监理资料的管理工作，并设专人负责监理文件的收集、整理和归档工作。

　　6.2监督检查工程文件的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件进行监督、检查。

　　6.3接收建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。

　　6.4在工程竣工验收后三个月内，由项目总监理工程师组织对监理档案进行整理、装订与归档。监理档案在归档前必须由项目总监理工程师审核。

　　6.5编制的监理文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整监理文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对监理档案的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

　　7 工程施工单位职责

　　7.1应加强施工文件的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理工作。建设项目的施工文件应设专人负责收集和整理。

　　7.2总承包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部施工文件，分承包单位应各自负责对分承包范围内的施工文件进行收集和整理，各承包单位应对其施工文件的真实性和完整性负责。

　　7.3接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。

　　7.4按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。

　　7.5负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

　　8 结语

　　作为工程设计实施的技术依据，又要成为工程竣工后的历史资料归档，还作为整个系统的未来维护、扩展、故障处理工作的客观依据。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就如何做好建设项目档案管理工作，使建设项目最终顺利通过竣工验收，以及日后建设项目档案的有效利用提一点自己的看法，希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助。