职业教育评职范文院校档案信息化建设

　　摘要：在高等职业教育迅猛发展的现实条件下，不断加强高职院校的档案信息化建设是做好高职档案工作、促进高职院校事业发展的必然要求。本文立足问题分析，提出加强高职院校档案信息化建设的对策思考。

　　关键词：高职院校,档案,信息化建设

　　高等职业教育是我国高等教育的重要组成部分，经过几十年的迅猛发展，高等职业教育占据了高等教育的半壁江山，成为整个职业教育体系中的重中之重。毋庸置疑，高等职业教育的迅猛发展对高职院校档案建设提出新的要求。随着高等职业教育向纵深发展，对档案信息资源利用的数量、速度和效率的需要越来越高。不仅简陋的基础设施不能适应新形势的发展，而且传统的档案管理方式也不能满足高职教育迅猛发展的需要，档案管理工作人员的业务水平也亟需提高。加之，在网络化、数字化、智能化蓬勃发展的新世纪，电子信息技术的创新和应用必将影响到当今经济社会的方方面面，必将给高职院校档案信息化建设带来新的机遇和挑战。积极探索运用现代技术手段开发档案信息和实现数字档案资源共享，建立新的覆盖全体师生的档案资源体系和档案利用体系，是做好高职档案工作、促进高职院校事业发展的必然要求。

　　一、高职院校档案信息化建设存在的现实问题

　　尽管高职院校档案工作意义重大，而且随着高等职业技术教育的发展作用越来越突出。但是，当前高职院校在档案信息资源建设和管理方面存在诸多问题。

　　1、观念认识滞后。一是由于许多高职院校是由原来的中职中专或专科院校升格改制而成，部分管理者在管理理念上没有及时调整和创新，观念滞后。这是由于档案工作的特殊性，对学校工作大局影响不那么明显和直接，因此被相当一部分高职院校领导视作一项附带的、次要的工作，未给予档案工作足够的重视和支持，没把档案信息作为一种资源来认识和利用，没有把档案信息化建设摆上议事日程。依法治档工作严重滞后于新形势的要求，档案管理工作停留在旧有的手工式建档、管档上。二是由于宣传和教育培训工作没有跟上，一些教职工缺乏基本的档案知识和档案意识。客观上造成档案材料的收集归档困难，散失了很多重要的文件材料等宝贵的档案资源。三是专职的档案工作人员或局郁于档案管理设施和管理方法落后的现状、或由于工作任务繁重，导致责任心不强、创新进取意识不足，不能有效提升自身的业务素质和工作绩效。

　　2、档案管理队伍素质总体偏低。许多高职院校专职的档案工作人员偏少，往往一人身兼数职。同时，好多档案工作人员属于半路出家，年龄偏大，学历偏低，专业不对口，继续教育跟不上，缺乏档案管理的基本专业知识，只好是边干边摸索，要求其掌握档案建设发展的信息技术知识就更是勉其为难了，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，不能为档案信息化工作提供有效支撑。更深层的问题是，由于领导的长期不重视，档案工作部门甚至成为接收富余人员的机构，专职的工作人员鲜有进修培训的措施和机会，造成边缘化的安于现状、非专业的跟不上、专业的不安心工作等严重问题。不仅当前尚未形成素质优良、结构合理、绩效突出的档案管理队伍，而且不迅速改变的话在可以预期的将来档案工作仍然难以有大的起色。

　　3、经费投入不足。高职院校得到国家及政府的经费投入很少，地方性、非示范高职院校就更少了。加之扩招、人口变化带来的高考人数递减、毕业生就业难等因素的影响，一些高职院校会出现完不成招生计划的情况，鉴于本身就偏低的学费标准，学校的学费总收入有限，学校有限的资源通常优先满足领导认为关涉办学治校的关键项目上，如校园基础设施、示范建设、实习实训基地建设等。在档案管理部门现代化、信息化建设方面的资金投入就只能是零敲碎打、捉襟见肘了。

　　另外，基础设施简陋，缺乏必要的软硬件条件，在数字化校园成为时代潮流的今天，这种档案管理方式和技术手段已经无法适应信息化建设的需要。

　　二、做好高职高专院校档案档案信息化建设的对策建议

　　在高等职业教育不断发展的新形势下，档案管理工作必须与时俱进，科学发展。通过加快档案信息化建设，使其逐步走上规范化、标准化的轨道，以此充分发挥档案在教学、科研、管理诸多方面的作用。

　　(一)增强认识，更新观念。高职院校的校院两级管理者都要充分认识高职院校档案管理信息化建设的重要性和必要性，积极应对信息化给档案管理带来的机遇和挑战，进一步解放思想，开拓创新，科学筹划本校的档案信息化工作，将档案工作与学校的中心工作结合起来，找准档案工作的定位点、创新点和突破口，建立健全管理机构，加快转变管理理念和方式，加大资金投入，充实配备专职人员，添置硬件设备，加大档案工作的考评力度，切实推进档案信息化建设。同时，档案工作人员要认识到自身工作的重要性，逐步树立服务和创新观念，不断提升与技术进步相适应的业务技能，扎实工作，在相对不利的工作环境中有所作为，以工作实绩带动整体档案工作大环境的转变。再次，通过专题会议、业务培训、借助校园网、宣传栏等做好档案知识的普及宣传，进一步提高全体教师对档案工作重要性的认识，增强教职员工的档案意识，养成自觉归档的行为习惯。高职院校各个部门要确定分管档案工作的领导，在全校形成较为科学的档案管理网络体系。

　　(二)健全制度，规范管理。要按照《普通高等学校档案管理办法》的有关要求，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按照规章制度办事，使档案工作有章可循，克服和改变档案管理混乱无序的现状，确保档案管理和使用质量。同时，要制定档案工作的业务标准，通过标准有效防止工作中的低效和疏漏。档案基础工作标准化、规范化，要求归档材料完整、准确，着录标准准确，建立一个通用性强，大多数软件都能接受的文件信息存储和交换格式标准， 最大限度地实现校园档案信息资源的共享。

　　(三)立足长远，建好队伍。人才是档案管理的主题，是档案现代化信息化建设和发展的关键。一是适当引进部分具有档案专业学历、又能够熟练运用计算机网络技术的大学毕业生从事档案工作，将一些德才兼备、综合素质较高的年轻人安排到档案工作岗位上，给高职院校档案现代信息化建设注入新生力量。其次，为适应档案事业发展的新动向、新知识和新要求，还要制订人才培养、培训计划，加强对档案部门现有工作人员的继续教育，通过档案工作人员刻苦自学和举办业务培训、学术交流、参观学习、实践操作等形式，加强档案人员在计算机、信息管理、网络等知识和技术方面的培训，不断增强档案工作人员的综合素质。另外，要坚持创造条件，进行一定程度的政策倾斜，相应提高档案工作人员的各种待遇，使其安心本职工作，增强事业心和责任感，以此充分调动档案工作人员的工作积极性、主动性和创造性，促进档案工作上档升级。

　　(四)加大投入，夯筑基础。档案信息化建设投入大、周期长、见效慢。由于档案载体、服务内涵等较原来相比都发生了很大变化，对档案管理硬件软件都提出了新的要求，高职院校必需持续加大档案信息化建设的资金投入，不断改善基础条件，以使档案信息化建设达标和充分发挥档案工作效能。高职院校要在多方筹措资金的基础上，不断增加档案建设的经费投入。要将档案信息化建设与数字化校园建设结合起来，通过专项资金的形式进行档案信息电子化建设，配齐配好必要的计算机设备和必要的档案安全保护设施，逐步建立数字化档案室，夯实档案信息化建设的物质基础。同时，档案管理部门还可利用已建成的数据库资源和网络设施为社会提供有偿服务，从而部分解决经费不足的问题，增强自身造血能力，缓解经费不足带来的供需矛盾。

　　总之，高职档案信息化建设是一项复杂而艰巨的系统工程，需要国家、社会和高职院校各方的大力支持，需要决策者、执行者和使用者的共同努力，循序渐进，逐步实施，只有这样，才能促进档案信息化建设，充分发挥高职院校培养人才，发展科技，服务社会等多项职能。

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