集团管控型企业如何建设数字档案馆

　　下面文章主要以中国航空发动机集团有限公司为研究对象，主要探讨当前集团管控型企业数字档案馆建设存在的主要问题，比如各单位数字档案馆建设不平衡、电子数据归档不充分、数据交互困难等，并提出未来数字档案馆建设的方向和重点，在新技术条件下，企业数字档案馆建设应注重原生电子数据的收集、数字资源整合和开发利用。

　　关键词：企业数字档案馆,电子数据,共享平台

　　自2010年《数字档案馆建设指南》发布以及2011年数字档案馆建设被列为全国档案事业发展“十二五”规划之后，我国数字档案馆建设的热潮方兴未艾[1]。2017年，国家档案局印发《企业数字档案馆(室)建设指南》，用于指对企业数字档案馆(室)建设工作。集团管控型企业适应业务信息化发展需求，不同程度地开展了数字档案馆建设，在档案信息化基础条件、档案管理系统以及数字档案资源建设等方面都取得了一定成绩，但在单位范围内数字档案馆建设尚不充分，单位之间数据交互困难，集团范围内资源共享没有实现。

　　1数字档案馆建设存在的问题

　　第一，从单位层面来看，数字档案馆建设不充分。

　　对于建成数字档案馆的单位来讲，档案管理系统均能实现与OA系统集成，但是随着单位业务系统数量增多，档案管理系统难以实现与全部科研生产和业务管理系统的集成，造成业务系统中原生电子数据不能及时归档实施集中统一管理。有些是技术方面的问题，如档案管理系统无法实现三维模型与工程数据归档管理，无法通过系统间集成接口采集三维模型数据的BOM信息、零组件间的装配关系，也就是三维数模所在的装配树、零组件关系等无法归入档案管理系统。

　　有些是业务系统在设计阶段没有考虑档案管理，造成电子文件无法通过接口正常归档到档案管理系统中。此外，电子档案管理标准化、规范化、流程化管理等建设还不充分，未形成从电子文件到电子档案全过程的成熟管理办法及覆盖数字档案收、管、存、用等各职能的工作制度标准与规范;档案属性信息录入准确是数字档案馆建设的基础，而在数据库的建设中缺乏规范的流程与控制手段进行属性信息准确性的检测。

　　第二，从单位之间来看，数据交互存在障碍。

　　制造类企业档案管理部门承担着现行技术文件的分发职责，建成数字档案馆的研究设计所和配套生产厂之间试图依托档案管理系统实现技术数据的平台传递，有效地推进联合设计等研发、生产工作。但在数据交互过程中，受各单位工作标准影响，数据接收过程、数据特点及处理方式各异，很难达到统一，且在数据交互的过程耗费较大的人力，互联互通程度较低。个别单位和项目要求协作单位按照其单位标准执行，容易导致一个单位一套标准、一个项目一套标准的问题。另外各单位档案信息化建设水平不一，一些规模较小的制造厂由于业务、资金等因素未开展数字档案馆建设，无法实现电子数据在线交互。

　　第三，从集团层面来看，没有制定统一的标准。

　　造成的后果是，各单位应用不同的档案管理系统，即便使用统一软件供应商提供的软件，也得根据自身需求进行二次开发;中国航空发动机集团有限公司组建后，从总部需求出发上线了档案管理系统，对总部档案实施统一管理，但囿于数字档案馆建设数据标准不统一，所属单位档案管理系统互联互通存在一定难度。

　　2加强数字档案馆建设的若干举措

　　2.1准确把握数字档案馆建设的重点

　　数据是企业的宝贵资产，档案数据资源是数字档案馆建设的核心内容[2]。业务系统中原生电子数据管理成为档案管理的重点，数字档案馆要扩大档案收集管理范围，做好电子数据归档管理。2018年国务院办公厅印发《科学数据管理办法》，明确科学数据主要包括自然科学、工程技术科学等领域，通过基础研究、应用研究、试验开发等产生的数据，以及通过观测监测、考查调查、检验检测等方式取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据。数字档案馆资源建设要关注企业业务系统数据的形成与管理，应当做好如EBOM、PBOM、MBOM等基础研发数据的管理;做好如调试数据、研发流程数据、质量管理数据、售后服务等科研生产过程数据的管理;做好如PMIS、MPM、DFC、SMS等管理过程数据的管理。

　　2.2研究三维数据归档管理

　　第一，三维数模的管理利用。目前，集团所属单位使用的档案管理系统基于当前版本及架构不支持三维模型数据归档，一般采取以下两种措施管理利用三维模型数据。一是档案管理系统通过系统集成接口采集三维模型数据条目信息进行发放，各应用部门接到发放通知后在PDM系统内进行应用;二是部分三维模型数据因制造现场工作需要，需提供二维图纸进行利用，由厂设计所对三维模型数据进行转化为二维图纸归档，档案部门通过档案管理系统发放利用。

　　第二，三维数模的归档方式。

　　一是用业务系统代替档案管理系统进行单位数模数据的归档和管理。应用PDM系统基于流程开展型号产品电子数据的审签、发布、归档、管理和提供利用等工作，即有利于单一数据源的管控工作，又有利于型号产品电子数据技术状态管理工作，同时避免三维数模及元数据信息归档入档案管理系统内无法应用的风险。

　　二是为了确保电子数据安全，应脱离原系统进行管理。我国数字化设计工具主要依赖于国外软件，使得现有研制数字化环境的不确定性大大增加，极易导致产品数据在研制及在后续长期保障过程中不可读性、不可视性、以及不可复用性。业务系统中归档会使单位数据分散，从长远来看，确保档案数据的安全性以及实现档案资源整合开发利用，是需要业务系统中的数据归档到档案管理系统中。

　　第三，三维数模归档的建议做法。

　　目前主流观点有两种：

　　一是基于PDM系统和档案管理系统集成，实现三维模型数据的逻辑地址和轻量化图形归档，应用时基于兰台系统的逻辑地址通过PDM系统调用UG软件进行图样的打开应用。其弊端在于：业务系统中数据的逻辑地址变化时，系统间并不能实时更新;随着数据量的增加，目前的档案管理系统将不堪重负。

　　二是通过PDM系统导出功能将三维模型数据文件导出，上传至档案管理系统或进行光盘备份归档管理。此方式仅用于备份归档，应用时仍需依托PDM系统。应从数字化产品定义的源头出发，研究数据的组织、存储和重用等关键技术和标准规范，支持在不依赖于具体系统平台的条件下，实现产品模型数据及三维中性化数据长期可存储、可识别、可复用和可视化，从而降低产品现有研制数字化环境对国外软件的依赖程度，提升产品研制模型数据的安全性。

　　2.3规范搭建资源共享平台

　　第一，进行单位内部信息资源整合。

　　开展信息技术、知识管理技术、大数据技术等在数字档案馆系统中的应用研究，构建开发面向知识管理的、满足数字化设计归档需求的数字档案馆系统。探索基于单位内部局域网、集成多种平台与工具的综合信息服务平台与工具的综合信息服务架构，实现诸如图书、情报、档案等多种信息资源的集成检索与利用，全面提升单位综合信息管理与共享能力。

　　第二，搭建厂所协同平台。

　　搭建单位之间电子数据交互平台，实现型号产品电子数据共享。从集团层面推进基于PDM系统的异地协同平台功能建设工作，实现厂所间图样文件基于PDM系统进行端到端发放，数据无需导出、导入，这样能确保数据的完整性和准确性，同时缩短档案资料调拨、发放周期，提高工作效率。

　　第三，建设集团资源共享平台。

　　一方面依托集团数据中心建设，推进总部数字档案馆建设;另一方面研究制定集团数字档案馆建设方案及相关标准要求，以及集团核心重要档案资源的管控和共享利用模式。在完成试点单位档案管理系统与总部档案管理系统互联互通的基础上建立接口标准，推进总部档案管理系统与所属单位档案管理系统的互联互通，搭建完成集团层面档案资源共建共享平台，形成矩阵式的集团数字档案馆。根据实际业务需求，将单位档案资源进行整合，为集团档案资源共享和各单位重要档案数据的异地备份提供基础条件。

　　2.4提供主动服务和知识服务

　　第一，主动提供服务，开展原生电子数据，隐性数据显性化和杂乱数据结构化的数据治理和挖掘工作。利用信息技术开展档案资源的聚类整合、分析、挖掘等，建立各种数据模型，对海量数据进行相关性分析，找到数据之间的关系，把数据变成信息、把信息变成知识;力求档案服务全面嵌入研制工作的各个阶段，对科研用户需求做到自动感知、情景相关，根据研制不同阶段的需求推送相关档案资源，为用户提供专业化、精准化的服务。

　　第二，以需求为牵引，力求服务内容的专业化和精准化，服务方式和服务手段的智能化和人性化。开发档案管理系统知识管理功能，支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息推送等;发掘馆藏档案中的知识价值，通过提炼故障知识、攻关知识、典型试验知识以及基本研发知识、工艺知识等，助推业务发展;主动融入研发流程，进行结构化知识的自动提取，实现研发过程知识的自动沉淀。

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