档案馆信息化建设的发展趋向和多维进路

　　大数据时代，我国档案馆档案信息化工作出现了新的发展趋向：数据治理为档案馆信息化提供了新视角;数据管理成为档案馆的新职能;协同治理有助于推进档案信息化建设进程;数据技术为档案信息化建设提供技术支持。基于此，本文完善政策、落实规划，多元主体、协同治理，整合资源、搭建平台，转换思维、丰富场景的档案信息化建设的多维进路。

　　关键词：数据治理档案信息化数据管理

　　一、研究背景

　　随着信息技术的发展和数据体量的不断增长，数据成为国家建设和社会发展的基础性资源和战略性资源。大数据被认为是继实验科学、理论科学和计算科学之后的“第四范式”[1]。数据治理作为一种新型治理模式应运而生，在推进国家治理能力和治理体系现代化进程中发挥着重要作用。档案资源作为原生性的数据资源，是多元数据体系的重要来源，理应适应国家治理体系和治理能力现代化的要求。

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，深化档案信息化战略转型。”[2]大数据时代，档案信息化工作应主动融入数字经济发展、数字政府建设、数字社会图景的发展趋势之中。因此，数据治理理念与档案信息化建设存在内在逻辑关联，可为档案信息化建设提供独特的视角。不断推进档案信息化工作是我国档案事业发展的客观要求。目前，我国档案学界对于档案信息化的研究主要集中于以下六个方面：

　　(1)档案信息化基础设施建设。我国各级各类档案馆不断提高计算机和网络技术在档案工作中的应用程度，完善基础设施建设。(2)档案信息资源建设。截至2020年，全国共有档案馆4234个，已开放各类档案17659万卷(件)[3]。档案资源数量不断增加，种类不断丰富。(3)档案管理应用系统建设。各省、自治区、直辖市档案行政管理部门不断推进资源馆际共享。

　　(4)档案信息化标准规范建设。标准化是促进档案信息的交流与共享，实现档案管理科学化与现代化的重要手段[4]。2000年至今，档案部门组织制定的档案信息化领域相关的国家标准及档案行业标准数量显著增长，对档案信息化标准体系形成了极大补充[5]。(5)档案信息化人才队伍建设。郑川等[6]从当前档案信息化人才的供需矛盾入手，以社会需求的视角思考档案学专业教育的课程与教学设置。王昊魁等[7]对档案专业院校、档案机构等人才培养情况进行了调研，提出应加强档案人才培养和队伍建设。

　　(6)档案信息安全保障体系建设。宗文萍[8]从思想、策略、法制、标准、技术和人才等方面构建了档案信息安全保障体系模型。大数据时代，档案信息化工作面临着巨大变革，我国档案信息化建设正逐步由“信息管理范式”向“数据治 理范式”转型。数据治理的概念源起于企业数据资产管理和价值挖掘，数据治理可使组织能够适当地管理数据和信息，在适当的时间为合适的人员提供正确的信息[9]。数据治理视域下，档案信息化建设面临新视角、新职能、新主体、新手段的变革，档案馆可从完善政策、落实规划，多元主体、协同治理，整合资源、搭建平台，转换思维、丰富场景四个方面开展档案信息化建设工作。

　　二、档案信息化建设的发展趋向

　　1.新视角：数据治理。

　　数据治理是一个系统化、长期性的过程，涵盖数据战略制定、组织建设、权责划分、流程重塑、标准体系完善、数据质量管控等内容。系统视角下，档案信息化建设应从整体性视角出发来研究整体和组成系统各要素以及环境之间的相互关系，不断调整档案信息化方向，改善和加强薄弱环节。环境层面，大数据不仅是一场技术和产业革命，具有客观的技术理性，也会带来国家治理现代化进程中文化思想观念上的深刻变革[10]。

　　档案信息化建设应符合国家发展方向和社会需求。理论层面，作为科学探索的第四种范式，数据密集型范式使得档案学共同体开始思考档案学和数据科学的结合点以及档案学科未来的发展方向等问题。实践领域，大数据不仅改变了纸质环境下的档案管理流程，同时也使得档案馆很难靠一己之力完成档案信息化工作。数据治理旨在通过对数据资产的充分管控，将数据要素转化为红利，挖掘数据资产的价值，助力国家治理能力和治理体系现代化进程。中共中央、国务院颁布的《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》将数据作为新的生产要素，提出加快培育数据要素市场[11]。

　　档案“数据价值”是一种隐性价值、关联价值、动态价值、宏观价值，是大数据时代可资挖掘的档案新价值[12]。价值视角下，档案管理模式逐渐从实体保管和利用转向档案的数据化存储、数据资源的开发利用、数字化服务的提供。档案信息化是唤醒“沉睡的档案数据价值”的关键环节。数字基础设施建设、数据标准体系建设、数据质量管控是数据时代档案信息化工作的重点内容。数据标准体系有助于保障数据质量，良好的数字基础设施建设和结构完整、质量较高的数据是档案数据开发利用的基础。

　　2.新职能：数据管理。

　　自我国档案信息化工作开展以来，综合档案馆以“存量数字化、增量电子化”的信息化战略为指引，通过档案数字化扫描加工、数字档案馆(室)建设、档案网站体系打造等方式不断提升档案信息化应用的层次。但是，数字化形式的档案仍然是以固化的方式呈现的档案资源，给档案资源的深度挖掘和开发利用带来不便。技术环境不断变迁为档案管理工作带来一系列难题，其中新技术环境引起的“数据态”管理问题尤为突出[13]。

　　就档案数据形态而言，一方面，大数据使得档案形态逐渐由纸质形态、模拟态、数字态向数据态转变，多源异构数据的数量急剧增加;另一方面，视频、音频、网页等多态档案数据使得传统的档案管理系统面临数据采集和处理能力不足、数据结构难以统一等问题。就档案数据管理流程而言，档案数据管理不仅涉及数据存储、质量管控、隐私保护、数据安全等问题，还涉及前端控制的问题。就档案数据管理场景而言，数字政府、智慧交通、数字社区、数字档案馆等不同场景下，档案数据管理流程和开发利用均有差异。社会环境的变化和档案实践的变革使得档案机构的职责发生改变。

　　基于此，本文认为，数据管理是档案事业发展的客观需要，是数据时代档案机构的新职能。档案机构应积极推动本部门的数字化转型，提高档案数据的数量和质量，细化颗粒度，运用信息技术挖掘和分析档案资源，强化档案资源智能化、精准化、个性化应用场景，推动档案资源的多样化开发。同时，档案机构应明确其在数据时代的定位，积极承担数据管理的责任，加强与图书馆、博物馆、大数据局等机构的协同合作，为社会治理和数字政府建设贡献“档案智慧”。

　　3.新实践：协同治理。

　　协同治理是数据时代档案馆推进档案信息化工作的新实践。究其原因，一方面，档案信息化工作的艰巨性和复杂性加剧了档案馆开展工作的难度，需要其在实践工作中构建平等互助、协同合作的协同治理关系。另一方面，法律的颁布为档案信息化领域多元主体的参与提供了依据。2020年新修订的《档案法》第七条提出：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。”在档案信息化工作开展的过程中，各治理主体通过协作，实现效益的最大化，达到“1+1>2”的效果。协同治理的新实践可从三个方面着手：

　　第一，强化治理主体自身建设。档案馆是档案信息化工作开展的统筹力量，其主要工作内容是在保障安全的前提下，应用合适的信息技术手段将档案管理过程数字化，实现电子档案全生命周期管理，实现传统载体档案数字化，形成计算机可识别、可处理的档案数字资源，并促进档案数字资源的系统管理、整合利用和服务共享[14]。第二，建立健全跨层级、跨部门、跨地域的合作机制。鉴于档案信息的流动性强、形态多样等特点，档案信息化工作需要建立横向整合、纵向联动的协同治理体系，完善不同层级、不同业务部门、不同机构、不同地域之间的合作机制。第三，鼓励社会力量积极参与档案信息化建设工作。众包是公众参与档案信息化的途径之一。

　　将众包模式引入档案工作有助于激发公众参与的热情，减轻档案馆面临的经济压力。例如，美国国家档案馆开展的“公民档案管理员”项目，依托档案局官网发布信息，利用公众力量完成历史文献转录等工作[15]，是实行档案众包模式的有益探索。

　　4.新手段：数据技术。

　　档案信息化工作的变革与技术发展是一个同构的过程，数据技术不仅是一场技术革命，也是一场管理革命。首先，数据技术为档案数据全生命周期提供了可能。

　　档案数据存储是档案信息化的基础。相较于纸张、光盘、磁带等存储载体，磁盘、U盘等载体的容量更大，读取速度快，可以通过计算机设备进行管理和检索。数据技术也有助于分布式存储与分布式文件系统的建设。档案馆可以通过数据采集技术采集大量结构化与非结构化、组织内部和外部的数据，丰富档案馆的数据类型。档案数据中含有大量的数据噪声、缺失数据、异常数据等，需要通过数据清洗、数据排序、数据转换等加工和处理手段，实现数据的规范化、有序化。数据的共享和利用是档案数据管理的最终目的。数据技术丰富了档案数据共享和利用的应用场景，将档案由静态的资源转换成数字红利，在国家文化大数据建设、数字政府、智慧城市建设等方面发挥着重要作用。其次，数据技术推动档案机构组织形式、管理思维和管理方式的变革。

　　数据技术在档案馆等文化事业单位中的应用改变了数据传输与交流的方式，拓展了其管理活动的范围，重塑其管理流程。档案馆组织结构的扁平化、弹性化与网络化可以满足数据技术条件下提供多样化、便捷化、精准化公共文化服务的需要。数据时代，档案馆逐渐由数据管理向数据治理思维转变，关注档案数据在国家治理场景中发挥的作用。数据治理理念使得档案馆逐渐意识到档案数据中蕴含的巨大价值，从用户需求角度出发，利用数据的原理、方法和技术来解决现实工作中面临的问题。

　　三、档案信息化建设的多维进路

　　1.完善政策，落实规划。

　　政策和规划的制定为档案信息化工作的开展提供了良好的社会环境。首先，注重政策和规划的整体性。从整体性的视角出发，一方面，应从顶层设计出发，注重档案信息化政策体系的全局性、长期性、系统性。数据时代，档案信息化政策体系应不断建设和完善关于档案数据治理的内容，逐步推进档案数据治理工作的开展。

　　另一方面，注重政策内容的覆盖范围的广泛性，从治理主体、治理工具、治理对象、治理目标等要素出发，注重各要素间的协调性、统一性。其次，注重政策和规划的相关性。档案信息化政策体系是一个有机的整体。新政策应该是对过去政策的继承和发展，并结合档案信息化工作实际和过去而制定的。最后，注重政策和规划的层次性。从横向结构来看，政策应注意协调档案信息化建设过程中多元主体间的关系，在政策执行和档案信息化工作中彼此协调、相互配合，促进档案信息化工作有序开展。从纵向结构来看，国家级档案馆应积极发挥在档案信息化建设工作中的“总领”作用，各级档案馆应根据地方实际，制定 出适宜于本地档案信息化工作开展的政策，并把档案信息化规划纳入政府规划工作中。

　　2.多元主体，协同治理。

　　档案信息化建设涉及政府部门、档案馆、社会组织、公众等主体，理清治理主体间的关系，通过互动、协商、合作等方式才能促进档案信息化工作的有序开展。从管理体制机制来看，档案馆应理顺和大数据局、政府部门在档案数据治理中的关系，明确各自在档案信息化工作中的权责划分，建立健全档案信息化责任考核制度，发挥其在档案信息化中的积极作用。从档案馆自身建设而言，档案馆是档案信息化建设的中坚力量。为了发挥相关主体在档案信息化战略转型中的积极作用，需要建立党委统一领导下的以档案主管部门为协调中心的档案信息化战略转型组织协调机构[16]。

　　从监督考核机制来看，国家级档案馆应完善省、市、县各层级自上而下的档案信息化监督考核机制，定期对档案信息化进行抽查和审查，树立典型。档案馆应完善内部的监督考核机制，细化考核的事项和程序。从参与路径来看，档案部门应建立多元途径鼓励社会组织和公众参与档案信息化工作。档案馆可以通过购买公共服务的方式与社会组织合作，共同推进本单位信息化建设。同时，档案馆可以通过开展众包、设立服务反馈渠道等方式，让公众积极参与，拉近公众与档案馆的距离。

　　3.整合资源，搭建平台。

　　档案资源是档案信息化工作开展的基础。数据时代，大量结构化与非结构化数据出现，档案资源的载体形式和资源形式日益复杂。如何实现历史档案和电子文件的整合，是档案信息化开展过程中面临的一个重要问题。档案信息标准化建设和档案数据平台的建立为档案资源有效整合提供了新的途径。不断制定和完善标准化的过程也是提高档案馆管理效率和可持续发展的有效途径。按照标准的适用范围，可分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准，我国档案信息化标准体系应努力对接国际标准。完善国家标准，建立各具特色的地方标准和行业标准。

　　只有建设档案信息标准化体系，才能减少档案数据结构混乱、各单位各自为政、盲目建设、信息孤岛等现象，实现档案管理的规范化、有序化、标准化。档案信息化平台的建设可以实现档案资源的有效集成，为后续的开发利用提供便利。虽然我国大部分档案馆都建设了档案信息化平台，但是平台的建设仍然存在功能较为单一、数据采集和转换能力较低、应用软件的稳定性较差、系统数据对接有待提升等问题。为了实现档案资源的有序收集和有效整合，推进档案数字资源共享利用，档案馆应建设跨层级、跨区域、跨部门的一体化平台，适应当今社会的数据化、网络化发展趋势。

　　4.转换思维，丰富场景。

　　数据时代，档案馆逐渐意识到档案资源是一种重要的数据资产，可以带来巨大的社会效益和经济效益。囿于思维、技术等因素的影响，档案馆的馆藏资源大多处于“沉睡状态”。一方面，档案馆应积极转变思维，融入数字化转型的浪潮之中，加大档案资源开发利用的力度，才能更好地发挥档案的价值。档案馆不再是被动提供公共服务的角色，而应结合国家政策和公众需求主动服务、积极服务，不断拓展档案数据的应用场景，积极参与到国家治理和社会治理的进程之中，让沉睡的档案资源“活起来”“用起来”。

　　另一方面，档案管理人员应主动适应数据时代的要求，树立数据思维，提升自我知识结构和数据素养，树立“以人为本，用户至上”的服务理念，提升自身服务能力，树立创新意识，丰富档案资源开发利用的场景。此外，不同的应用场景下，档案价值发挥的途径和作用各不相同。在不断推进国家治理能力和治理体系现代化的进程中，档案馆可积极参与数字政府建设、智慧城市发展、文旅融合业态等多元场景，将档案资源转化为数据红利，让档案馆和档案资源成为推动国家发展和社会进步的重要力量。

　　参考文献

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　　[2]国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-11-12]

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　　[4]李泽锋，杜红.关于我国档案信息化标准的分析[J].中国档案，2007(10)：52-54.

　　[5]郝晨辉.档案信息化标准的发展与展望[J].档案学研究，2017(4)：61-66.

　　[6]郑川，朱天梅，朱伶杰，乐庆玲，李萍.档案信息化人才需求视角下的课程与教学思考[J].档案学通讯，2021(1)：110-112.

　　[7]王昊魁，王琎.如何让档案人才不再“小众”“稀缺”——档案人才培养现状调研[EB/OL].[2021-11-14].

　　[8]宗文萍.档案信息安全保障体系建设研究[J].档案学通讯，2006(1)：51-54.

　　[9]BrousP，JanssenM，Vilminko-HeikkinenR.Coordingdesion-makingindatamanagementactivities：Asystematicreviewofdatagovernanceprinciple[C]//InternationalConferenceonelectronicGovernment&theinformationSystemsPerspective.Springer，2016：115-125.

　　作者：康宁郭彦军