档案服务业企业经营资质存在问题及对策

　　一、档案服务业企业

　　“档案服务业”是由浙江省档案局在有关文件中提出的这一概念，档案服务业研究基础是档案社会化服务理论的深入研究，黄霄羽教授认为：“社会组织基于社会分工，以经济、高效、优质、安全的方式提供的涉及档案的专业性、专门化和社会化服务，与档案服务社会化的区别在于服务主体不局限于档案部门而是社会组织‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 ”并且在2017年国家档案局颁布了DA/T67-2017《档案保管外包服务管理规范》，在其中提出了“档案保管外包服务”的概念：“具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方(法人及自然人)委托，对档案进行保管及相关服务的民事行为，又称档案寄存和代保管服务‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 ”

　　可以认为这种专业机构是如同律师事务所、会计事务所一样的机构，作为中介服务机构，其更加具有专业性、独立性的特征‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 但目前这一专业机构主体主要以企业为主，档案服务业企业是:“具备现代企业制度特征、主要通过签订合同方式承担各种社会组织、个人、其他企业所委托的档案专业培训、档案管理系统研发、档案数字化加工、档案管理咨询、档案整理、档案寄存、档案用品销售等相关档案业务经营的企业。 ”从广义定义上来看，只要从事与“档案”相关的业务活动都可以将其视为档案服务业企业; 从狭义定义上来看，档案服务业企业在会计核算上是专门以“档案”业务为主营业务收入的企业。

　　二、档案服务业企业经营资质

　　档案服务业企业经营资质大致分为两种：一种是经营资质证明材料，如企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证等; 另一种是能力资质，如档案服务业企业获得的由地方、国家、专业机构、行业协会颁发的相应资质证书，如质量管理体系认证、信息管理体系认证、相关寄存资质、相关涉密资质等等。

　　前者以对企业的经营资格给予合法的界定，只有具备这些资质才可以从事合法的相关档案业务的生产经营活动，有经营的权利和进行纳税等相关的义务; 后者的资质证明对企业所具有的实力给予合理的证明，并且每个行业都有各自行业的企业资质要求和企业必备资质。 国家档案局2015年印发《档案数字化外包安全管理规范》(以下简称《规范》)，这是国家档案局为指导各级档案部门在档案数字化过程中加强对档案信息的安全管理而制发的规范性文件，在《规范》中明确提出了数字化服务机构企业的资质要求、人员素质要求、安全保密管理要求及在安全管理中应尽的职责和义务，这说明国家档案局对外包企业的相关经营资质方面已经有了规范。

　　企业相关经营资质就好比是一个通行许可证，拥有这个行业所规定的相关资质证明就有了进入该行业从事相关生产经营活动的资格。 以建筑业为例，2014年中国住房和城乡建设部发布了《建筑业企业资质管理规定》，规定企业应当按照其拥有的资产、主要人员、已完成的工程业绩和技术装备等条件申请建筑业企业资质，经审查合格，取得建筑业企业资质证书后，方可在资质许可的范围内从事建筑施工活动。 档案自身而言虽然不直接关乎人民的生命财产，但更深层次影响到社会文明与国家治理问题。

　　三、档案服务业企业相关经营资质存在问题

　　1.资质类型多样但专业性不够。 通过天眼查统计68000家档案服务业企业，拥有的企业资质类型多样共计17种资质之多。 但从这些资质来看，档案服务业企业最重要的涉密资质和寄存相关资质缺乏，并且专业性程度不够。 在天眼查上所统计的具有档案服务业资质的企业所拥有的资质大都是其他行业具有的概括性资质; 而涉及本档案服务行业的专业性服务资质不多，比如档案企业的整理资质、数字化资质、寄存资质等缺乏。 在这些众多资质中，归属于档案行业的专业资质只有相关涉密资质和相关寄存资质，这和其他行业所具备的专业性资质相比还远远不够。

　　2.中小档案服务业企业相关服务资质缺乏。 因为档案服务业企业经营资质标准不够清晰，没有统一的资质规范说明并且标准也不够严格，行业成熟度跟其他行业相比还不高。 很多具有档案服务业企业经营资质的公司也是大型文档信息数据服务公司，其所经营的业务范围不仅仅包括档案，比如北京量子伟业信息技术股份有限公司、申江万国数据信息股份有限公司、中泰得信档案管理有限公司等。 例如：通过在长沙档案信息网站上查找到的在2019年4月份发布的《关于公布具备资质的档案服务机构名单的通告(第八次)》名单中，具备相关专业资质进入长沙进行经营活动的档案服务机构列出的企业只有区区49家，这和湖南省全部2481家档案服务业企业相比，占比仅有2%。 不仅如此，在所查找到的档案服务业企业具有的相关资质当中，很多都已经过了证书认证的时间而没有再次进行认证。

　　3.档案服务业企业经营资质管理制度不完善。 据了解，2011年国家档案局中央档案馆下发的《全国档案事业发展“十二五”规划》已经把制定《档案中介机构管理办法》列入到档案法制工作的主要任务中，2012年国家档案局连续印发三个与档案管理服务外包的相关性文件，即《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化外包管理杜绝失泄密隐患的通知》(档函〔2012〕103号)、《国家档案局关于加强档案外包管理杜绝失泄密隐患的通知》(档函〔2012〕271号)和《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)，这三个文件只是在档案服务业企业信息内容的安全、托管和档案数字化方面进行了一些规定，并没有涉及企业资质的问题。

　　从法律层面上来看，现行的《中华人民共和国档案法》中并没有关于档案服务业企业资质的相关规定，如果从规范档案服务业企业市场行为，维护良好的档案服务业市场秩序角度来看，对企业资质的评价以及建立评级制度就显得尤为重要，这可以为档案服务需求者提供一种选择档案服务业企业的依据; 从标准层级方面来看，档案服务业的标准大都是推荐性标准，这些标准对档案服务业企业的约束力是远远不够的，缺乏企业经营资质的强制性规范就缺乏明显的强制力，通过市场自发调节档案服务业企业的业务能力和管理能力，是远远不够的。

　　四、档案服务业企业经营资质的发展对策

　　1.确立档案服务业企业经营资质评定机构。 档案服务业企业经营资质评定机构应该符合国家要求“放管服”，扶持中小民营企业发展的政策，真正做到简政放权，最大程度地满足档案服务业企业的发展。 建立资质的评定机构并不是限制档案企业的发展，相反这是给予档案服务业企业快速发展的先行之路，最大程度的给予档案服务业企业发展之便。

　　这就需要遵循规范化、专业化、标准化三个方面的原则，档案行政部门加强顶层设计、做到简政放权。 规范化说的是国家档案局要建立正规合法的资质审核机构，并且档案服务业企业申请的资质必须遵循合理规范的流程，符合审批的程序; 专业化说的是档案行政部门要成立专门的人员评定企业资质申请以及让具备专业素养的专业性人才去从事相关评定工作; 标准化是指企业资质的评定需要有自己的一套标准流程和体系，比如要明确资质机构评定的审批时间、评定机构的后续审核、证书评定的有效期限、评定资质的类型以及评定每个资质的申请条件等一系列流程。

　　为了适应档案服务业企业发展的需要，必须建立相应的档案服务业企业评定机构，一要适应《行政许可法》的要求，依照《行政许可法》设定行政许可; 二是评定资质许可应当遵循公平、公正和便民的原则，因此档案服务业企业服务资质标准既要科学合理，充分体现档案服务业企业的特点，又要简单明了，便于企业准确理解和掌握，同时便于许可机关组织专家审查; 三是评定的标准要适应档案服务业企业的发展，层级有序、分类合理。 比如，可以分为国家资质、地方资质; 综合性资质、专业性资质、档案中介事务所资质。 这样既可以引导大的档案服务业企业做大做强，也能促使中小档案服务业企业做精做专。

　　2.建立档案服务业企业经营资质等级评定制度。 给企业建立资质等级评定制度是各行业的普遍做法，其优点在于可以在一定程度上消除文档信息需求客户和档案服务业企业之间信息不对称的问题，使得整个档案服务业企业之间的层次更加明确，增加行业的透明度，对于具有完整资质的企业，对其提供的优质服务给予肯定。 建立档案服务业企业资质等级评定制度可以促进整个档案服务业的健康发展和不断成熟。

　　近年来，国家和地方对档案服务业企业等级评定有了相关的想法，比如：2015年国家档案局办公室发布了关于行业标准项目《档案社会保管服务机构管理规范》征求意见稿，在其中就有关于档案服务业企业评级标准的规定; 浙江省档案局也制定颁发了《浙江省档案服务机构信用评价办法(试行)》，其中规定了档案服务业企业的信用评价标准。 首先，应该进行顶层设计，建议由国家档案局行政管理机关牵头成立档案服务业企业行业协会，由这个协会去与相关的发证机构对接，对企业资质进行评级，资质评级可以分为三等，以资质作为评定的标准; 其次，可以对档案服务企业的行为进行量化、动态化打分，以每年拥有的资质数量进行信用评级或者给予打分，直观地反映出企业的能力和水平。

　　3.在相关法规中明确档案服务业的法律地位。 在如今的法制社会下，任何行业的发展都离不开健全的法律体系作为保障，档案服务业企业资质也需要相关立法的出台。 但是在目前，并没有明确的档案法律条文规定，所以出于规范市场秩序以及市场准入的需要进行这方面的相关立法势在必行。 对档案服务业企业进行资质的依法管理，确保其在规范化的道路上依法发展，是在社会市场经济体制下档案服务业发展和完善的一个重要目标，为了完善档案法律体系要加快建立关于档案服务业的法律制定，从国家层面进行相关立法，对档案服务业企业的发展予以法律监管和保障。

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　　并且对于资质的管理不仅仅局限于档案行政部门，工商部门、保密机构、中国各级档案学会等各个社会力量都应该参与和监督，规范好档案服务业市场秩序。 《档案法》修订草案正在积极推进，相关的学者也提出了档案服务业问题是否应该在《档案法》中得以明确，档案服务业与相关档案事业性单位也存在着千丝万缕的联系，明确档案服务业的法律地位会更好地、有针对性地对档案服务业企业进行监管。

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　　[10]张帆.我国档案事业发展情况研究——基于十三个五年规划的分析[J].档案学研究,2019(1).

　　[11][13]截止到2019年8月31日的天眼查数据.

　　[12]承包方档案服务管理体系建设要求(DA/T68-2017)第四部分：质量管理、保密管理[S].

　　作者：王丽英