企业档案工作问题与对策研究

　　企业档案是企业在党政管理、生产经营、科技研发及项目投资、产权变动过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式和载体的原始记录‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 企业档案衍生于企业活动，而企业活动的多样性则决定了企业档案工作的复杂性‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、企业档案工作存在的问题

　　1.档案工作得不到应有的重视‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 企业档案是企业活动的真实记录，对于服务企业中心工作、维护企业和职工权益具有不可替代的依据和凭证作用。 然而受经济效益驱动和档案工作不常显耀于人前的特点影响，企业领导往往将更多的注意力放在研发、生产、设备、采购、销售等关系企业命脉的关键部门，对于档案部门基本是“用时方想起、不用抛脑后”。 档案工作得不到足够的重视，就会连带影响档案工作的开展和资金投入，没有资金投入或资金投入很少就会出现档案部门设备设施陈旧落后的状态，进而又影响到档案人员工作的主动性、积极性，如此形成恶性循环。

　　2.文件材料收集归档存在瓶颈。 企业文件材料形成范围广、内容多样，流转于各职能部门和业务人员手中。 企业业务部门领导和业务人员受自身对档案工作认知的影响，普遍存在“把重要资料留在个人手中保管更方便使用”的错误观念，从而造成大量账外文件材料得不到妥善管理甚至辗转散失; 尽管档案部门规定的归档时限较长，但各业务部门做归档工作时仍然无视各项要求，满足于临时突击、匆忙应付，归档不齐全、不完整等问题屡屡出现。 某些部门仅在搬家或清理库房时才能愉快地把多年积累的档案材料当作“累赘”一样甩出归档，这种不时出现的跨年度归档情况亦使档案部门的日常工作喜忧参半。

　　3.档案部门难以融入企业活动。 如果说企业是一棵枝繁叶茂的大树，那么各职能部门和生产单位就是大树的主干和枝叶，而档案部门就是攀援而上的藤蔓。 也就是说，档案工作与企业各项活动盘根错节、息息相关，只有与企业活动建立起顺畅的交互机制才能更好地完成本身工作任务。 虽然档案工作有“三纳入、四同步、四参加”制度，但在实际执行中受各种因素制约，往往成为一纸空文。 在企业工程项目建设和产权变动过程中，档案部门被排除在外，无法参与工程竣工验收和资产处置会议的情况并不少见。 长此以往，出现“工程竣工结算了，档案资料却没有归档齐全; 企业产权变动了，档案处置却无人问津”的现象就不足为奇了。

　　4.传统档案鉴定实施阻力重重。 企业档案种类繁多，特别对于建档时间长、业务范围广的企业来说，传统载体档案资料积累达到了庞大的数量，给存储空间和管理成本带来巨大压力。 档案保管到期鉴定是一项常规性基础业务工作，也是缓解档案管理存储和成本压力的一个有效途径。 在企业中，传统载体的技术档案、财务档案占比较大，但其鉴定工作开展起来困难重重。 技术、财务等专业部门普遍存在“怕担责任”的想法，对档案部门提出的鉴定需求拒绝应答。 即使完成鉴定的，也出现过多年“鉴而不销”的现象。

　　5.档案目标管理缺乏有力管控。 档案工作需要有完善可行的目标管理考核制度跟进才能扭转档案部门单打独斗、收效甚微的工作推进方式。 档案目标管理考核不仅要考核档案部门，更要考核业务部门; 不仅要考核基层单位，更要考核公司总部。 档案部门制定切实可行、操作性强的考核制度后，还需要借助“公司层面强力推进、业务部门积极配合”的东风，自上而下形成遵规守矩、闭环管理的规范运作方式。 这样，账外文件材料收集的痛点、重点工程档案归档的难点、产权变动档案处置的盲点才会得到改善，档案工作才能打开局面，真正走上良性发展的康庄大道。

　　6.档案人员业务素质有待提升。 企业中的档案人员多为兼职，档案专业知识基础薄弱，档案意识不强，能够专下心来做档案工作、钻研档案业务的更是少之又少，加之企业人员岗位变动频繁，种种不利因素使档案人员的业务精进和经验积累始终落不到实处，而抛开这些谈档案人员业务素质提升无疑成了镜花水月。

　　7.档案信息化建设观念需创新。 现阶段，大多数企业对档案信息化建设已经有了深刻认识，档案信息数字化、档案管理现代化、档案利用网络化的目标越来越明确，许多企业在档案信息化建设上也投入了相当的资金和精力。 但从整体上看，企业的电子档案管理思路仍然偏重于把传统载体档案管理方法以电子化的形式呈现出来，实质上仍是“披着电子档案外衣”的传统管理，并没有引进电子档案应“简化整理、深化检索”的新思维。

　　二、改进措施

　　1.积累优势，提高领导及部门关注度。 “打铁还需自身硬”，要获得领导以及其他关键职能部门的重视，档案部门首先要做好自己，在未获得瞩目的时候专注于把工作做好，把专业优势积累起来，确保关键时刻能够拿得出、用得上。 例如，适时向领导展示档案开发利用、信息化建设成绩; 办理档案移交和利用服务时，把档案管理原则和方法潜移默化地向对方渗透; 平时在深入挖掘档案价值、创新服务方式、提供主动服务上多钻研、多出成果; 抓住机会搞好档案工作和档案人物宣传等，只要档案部门同心协力，真正下功夫为档案工作做实事、谋出路，那么赢得关注和支持是迟早的事情。 有了各方面的关注和支持，就等于构建了畅通而严密的工作网，优化了档案整体工作环境，那么档案工作何来痛点、难点、盲点、断点!

　　2.制度保障，细化档案目标管理考核。 争取到领导和各部门的关注和支持后，档案部门还要拿出详尽的“档案目标管理考核办法”，把档案工作的关键业务节点纳入考核事项，提出明确的工作目标要求和清晰的考核罚则。 有了完善的制度保障，再利用领导和各部门支持的有利条件，把制度一以贯之地执行下去。 长此以往，档案工作开展起来就有了“尚方宝剑”，再也不怕有令不行、有令乱行了。

　　3.多样培训，提高人员素质推陈出新。 档案人员是企业档案工作的核心。 曾经听一位领导无限感慨地说过“我们单位的档案工作，得全公司先进的时候是我主管，成全公司落后的时候也是我主管……”由此可见，档案人员是档案工作中最鲜活也是最关键的因素。 面对企业档案人员业务素质普遍较低的实际，一方面要注意加强培训指导; 另一方面也要研究推出更直观、更有效的培训指导方式，不能仅局限于编教材、普遍授课的常规方式。 如果能够依托企业档案工作实践，把档案工作各项业务流程和办理须知形成简明手册分发到档案人员手中，既可以解决档案人员工作上遇到困惑难题时的燃眉之急，又能起到梳理档案工作流程，使之日益标准化、通用化的作用。

　　4.创新思维，电子档案管理另辟蹊径。 面对档案信息系统建设虽如火如荼，但电子档案仍然局限于传统管理方式的实际，企业档案部门应在认真研究国家相关规章制度政策的基础上广开思路，以电子档案“深化检索、简化整理”为目标，深入思考电子档案管理与传统载体档案管理的异同，创造出符合企业业务管理实际的电子档案管理方式，而不是在电子档案管理系统中仍然纠结于档案分类、页数编写等问题，应把注意力更多地放到大数据整合、业务链和资源聚类式检索等新方法、新模式的探索中去。

　　档案论文范例： 国家综合档案馆专家型馆员制度建设探析

　　有问题就要面对和解决，方法总比问题多。 企业档案工作相对于政府、事业单位档案工作有着更丰富生动的实践和更广阔的发展空间。 “海阔凭鱼跃、天高任鸟飞”，企业档案工作者要以摸着石头过河的勇气，做干事创业的拓荒牛、敬业奉献的老黄牛、为民服务的孺子牛，为促进全国档案事业可持续、快速发展作出应有的贡献。

　　作者：赵 伟