信息化视角下高校教学档案管理方式转变探究

　　【摘要】信息技术在不断发展，被广泛运用到社会以及生活的各环节中，基于此，高校档案管理的方式也在发生改变，将信息技术运用于其中‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 但是，就目前的形式而言，高校在进行教学档案管理时还存在一些问题，未能实现全面信息化管理，这对于高校教学的提升有很大阻碍‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 鉴于此，文章将对信息化视角下高校教学档案管理方式的转变进行分析，意在为相关人员提供借鉴‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　【关键词】信息化视角下; 高校; 教学档案; 管理方式; 转变

　　在高校中，教学档案的管理是为了记录教学进程，然后通过网络资源来了解高校的发展。 另外，教学档案的管理也是进行高校评估的重要途径，因此，教学档案的管理是高校工作中关键的环节。 高校在进行教学档案管理时，采取信息化形式，既能促进教学改革，还能进一步完善教学的质量，进而达到提升教学水平的目的。 采用信息化管理，还可节省教师工作时间，把更多精力放在教学当中，提高教学效率和质量，同样，这也是高校采取信息化管理教学档案的目标之一。

　　一、高校教学档案管理模式

　　(一)分布式管理。 分布式管理主要利用高校教学机构中各院信息资源，采用分散形式提供相关教学信息，此管理方式的优势是：可实现教学信息资源的快速更新，而且内容丰富，为师生提供更加便利的服务。 该管理方式的不足之处在于前期成本较高，需投入较高资金，并且，在管理上也有一定的难度，因此，不能够完全确保教学信息安全。

　　(二)集中式管理。 集中管理的方式主要是校内专门进行档案管理的机构对教学档案相关信息进行集中整理管理，以便为师生提供更好服务。 就管理流程来看，高校教学档案的管理主要是管理机构，其通过网络创建相关管理网站，然后利用互联网给师生提供服务。 集中式管理关键在于硬件配置，以此达到最终的目的，其管理的优势在于教学信息集中，管理方便，信息也比较安全。 但此类管理方式也存在不足之处：信息的更新相对缓慢，在利用信息资源时存在不便。

　　(三)集成式管理。

　　集成式管理属于高校实现教学档案管理最大趋势。 信息技术在不断发展，高校档案管理方式也在不断更新，高校对于教学档案的管理从分布式到集中式，最后发展成为集成式，为使教学档案在管理和服务方面实现有机结合，高校在进行档案管理时需将相关信息资源全方位的利用起来，以集成思维进行管理，实现教学档案管理的系统化和动态化，让档案管理的每一个环节均能达到标准。 集成式管理，主要是通过多种方式对相关信息资源进行综合运用，以此来实现资源要素的整合及集成。

　　目前，大部分高校的教学档案管理中已经实现了多信息管理系统的整合，例如：教务处以及办公室的信息自动化均已形成比较完善的网络系统，达到高校内部相关资源互通的目的，这样也实现了信息资源的充分利用。 集成式管理主要在于高校创建局域网，然后将相关的信息资源集中整理来实现管理。 由于信息技术的飞跃发展，高校也将其充分利用起来，同时形成了校园内部的局域网，并创建了教学科研和管理一体的共享平台。 局域网自身的性能相对较好，可对信息的运输进行维护，达到档案管理相应的要求。

　　二、高校教学档案管理过程中存在问题

　　(一)管理方式落后。

　　信息化技术飞速发展，社会以及生活对于互联网技术的运用也在不断扩展，同样，也给高校实行教学档案管理提供相应发展机会。 但就目前高校对教学档案管理的形式而言，管理方式落后主要原因是管理者对信息化技术的不了解，其本身的管理水平较低。

　　具体言之，目前，高校教学档案的管理还属于纸质形式，进行档案收集或者传递时均采用手工的方式，致使档案管理工作效率偏低。 教学档案的管理，其内容包含了学生成绩、科研成果以及思想品德等，而这些内容涉及学生处以及教务处，内容较多，管理的部门也多，正是这样的管理方式，使得教学档案管理太过松散。 并且，高校管理档案的数据库整体落后，最后导致所管理的信息不能实现分享，这在一定程度上直接影响了整体的管理水平。

　　(二)传统观念束缚。

　　在未来，信息技术发展后将被广泛运用，因此，人们也越来越重视对档案信息资源的利用。 但就实际工作情况而言，由于受到传统观念的影响，高校在进行教学档案管理时对信息化的认知度较低。 造成这种情况的原因主要是高校的领导对档案管理工作不够重视，甚至有部分领导根本不理解档案管理，是各部门的档案只由各部门管理，并没有专门的管理人员进行管理，即便是临时的工作者也可进行档案管理，导致档案管理不能服务于相应的工作。 由此可见，高校领导传统的思想观念是束缚教学档案管理的一大因素。

　　(三)缺乏技术人员。

　　高校要提高教学档案管理的水平和效率，实现档案管理优质发展，就需要有专业人才胜任此职位。 但就目前高校管理形式而言，管理者缺乏专业知识和技能，在选择相关管理人员时并没有考虑其专业性，因此，档案管理缺乏相应的专业人才。 高校档案管理的基本形式是：管理者的年龄偏大，对于信息化管理方式的接受度较差，在管理工作中不够重视，而是将档案管理当成一种闲职，导致高校的档案管理工作与社会发展不同步，这在一定程度上直接影响了高校管理进一步发展，进而影响高校的教学工作进度。

　　三、信息化视角下高校教学档案管理方式的转变

　　(一)优化教学档案管理模式。

　　目前高校的教学档案管理模式存在一些问题，因此，高校必须优化管理模式，加强对档案的管理。 高校需把档案信息化管理纳入高校工作系统中，并根据国家档案管理的标准严格要求相关人员实现管理。 优化高校的档案管理，提高管理标准，可先统一信息的输入形式，统一符号以及代码等。 同时，还需制定相应的标准规范，保证相关部门在进行系统化和科学化档案管理时，给师生提供便利服务的同时，也促进高校的教学效率的提升。

　　(二)更新观念，提升人员综合素质。

　　要提高高校教学档案管理的效率，将信息技术充分利用起来，便要充分认识到相关人员在其中的作用，并做出调整和改变。 教学档案的管理，需重视管理者的水平和技能，管理者应当用专业的技能来完成这项工作，并在工作中不断创新，提高教学档案管理的效率。 部分高校对档案管理工作并未引起高度重视，没有充分了解档案管理在高校发展中的作用以及重要性，甚至一些高校并不支持档案管理相关工作。 因此，档案管理的方式未能得到更新，进而影响了高校教学以及科研水平提高。

　　所以，高校相关工作者需更新自己的观念，将档案管理工作重视起来，对于在位工作者，需进行定期培训，让其学习更多关于档案管理的知识，在管理工作中不断创新，提高管理工作质量。 此外，高校还需聘请专业人员来管理档案，或者邀请专业管理档案的人员到校内进行指导，也给本校工作者提供到其他学校进行交流的机会，通过不断学习和交流使管理者掌握更多的相关知识和技能，并能够充分将信息技术利用起来，实现管理科学化‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 高校领导需对教学档案管理实际情况有所了解，支持管理者的工作，将校内局域网优势不断展现出来，给师生提供更好的服务，最大化利用教学资源。 因此，高校要转变教学档案管理方式，应先更新人员观念，提高人员的综合素质，只有这样，才能实现物尽其用，从而实现资源共享。

　　(三)提高档案数据库的质量。

　　高校要提高教学档案管理的水平，实现全面信息化，一定要重视加强数据库的质量，提高数据库的质量，这样才能实现教学档案管理效率的提升，这也是档案信息化管理的基本条件。 高校教学档案的管理应当与社会发展相适应，而不是落后于社会发展，只有提高数据库的质量，才能更好满足教育及科研发展的需求，由此可见，数字化的利用非常关键。

　　高校档案管理不能停留于对纸质档案的数字化扫描，还需扩大信息化管理意识，将各种信息资源充分利用起来，创建出高质量的档案管理数据库，比如：试题、论文以及教学等，通过扩充数据资源，不断完善数据库的信息资源，提高数据库的质量。 创建数据库的过程中，需具备共享意识，将高校本身的教学资源和网络优势充分展现出来，打破学校与学校间的障碍，创建出一个安全、开放的信息资源共享库，促进高校档案管理形式的转变。

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　　四、结语

　　总而言之，高校在进行教学档案管理的过程中一定要突破传统观念，向信息化的方向发展。 高校转变档案管理方式并非一个简单的过程，所以，高校需先分析自己的管理方式，找出本身存在的问题，在信息化的基础上做出改变。 在此过程中，高校领导必须加大重视力度，相关工作者需拥有足够耐心，不断完善和创新管理方式，让管理顺应时代发展，给高校师生提供优质服务的同时，促进高校教学的发展。

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　　作者：黄迅辰