如何做好档案机构间的档案交流

　　在当今信息时代，世界万物联系越来越紧密，档案机构靠一己之力已经不能满足社会的需求‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 因此，档案机构之间应该做好交流，最终实现多个档案机构间的互联，实现多个数字档案馆的共享操作，才能满足社会对档案的信息需求，实现档案的价值‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、档案交流的内容和必要性

　　1.档案交流的内容‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 档案交流主要包括档案信息内容、档案人才培养、档案管理技术、档案管理经验等方面。 档案交流必须在现行档案法律规章制度的框架下开展，尤其是在与国外档案机构交流时，需要遵守保密和档案出境的法规要求。

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　　2.档案交流的必要性。 从扩充档案馆藏资源来看，由于资金和成本的限制，每个档案机构在收集档案时有选择地收集入馆，不可能无限制地扩充档案馆藏资源。 因此，不同的档案机构所有的档案资源内容和重点不同，每个档案机构馆藏档案都有自己的特色，而实现档案交流则可以在一定程度上共享馆藏，相当于在不增加成本的情况下增加档案机构的馆藏量，从而为档案利用者提供更全面、更充分的档案信息。

　　从实现档案价值来看，档案的自身价值是档案的内在价值，档案满足社会的利用需求是档案的外在价值，提供利用是实现档案价值的手段和途径。 档案应是整个社会的财富，应该为整个社会提供服务。 实施档案交流可以在更大的范围内满足档案的利用需求，而不仅仅局限于一个档案机构内，为档案价值的实现提供一个更大的平台。

　　从提高档案管理水平来看，开展档案交流可以汲取档案管理经验，交流人才培养方法，从而提高档案管理水平。 每个档案机构管理重点不一样，积累的经验也不相同，开展档案交流，可以取他人之长，补自己之短。 特别是当前信息化时代，利用者对信息需求的时效性越来越短，对信息的需求量越来越大，对信息需求的便利程度等要求越来越高，这就造成档案机构必须时刻关注利用者需求变化，必须跟上时代潮流努力满足社会公众对档案信息的需求，这样才能实现档案和档案机构的价值，才能在信息时代不被时代抛弃。

　　从扩大档案的影响力来看，在信息时代，信息大爆炸造成了信息的来源和数量急剧增多，人们接收信息的渠道也多种多样，一个孤立的档案机构在信息时代很难受到社会公众的关注。 人们对信息的要求体现在信息的数量、质量和便利程度。 档案信息在质量上是最可靠的，档案信息不同于别的信息，可以追溯到信息真实来源，具有更高的可靠性。 此时，在保证档案信息质量的前提下，档案机构应努力扩充信息的数量，通过档案交流可以在一定程度上实现这个目标，从而满足公众对信息的需求，扩大档案在社会中的影响。

　　二、档案交流的方式

　　1.档案内容的互换和共享。 档案馆藏资源是一个档案机构的立身之本，是档案机构开展其他工作的基础。 档案馆藏内容的互换和共享可以扩展一个档案机构的馆藏资源，为档案的利用和开发提供充足的资源。

　　(1)档案内容和互换。 档案内容的互换一般来说是本档案机构馆藏所没有的相关内容、类型、专题等档案纸质或电子副本的交换。 档案互换必须对互换的档案有充分的了解，对交换出的档案要从保密角度进行审查，对需要交换进馆的档案要做好调研和需求分析，特别是从利用者角度分析有利用需求没有馆藏资源的档案内容，然后有针对性地选择需要交流的档案机构进行档案的交换。 对于珍贵的特藏档案也是档案交换的重点关注内容之一，特藏档案能够吸引社会公众及媒体的注意力，增强对档案机构的关注度，增加档案机构的价值。

　　交换的档案要登记造册，注明交换的档案题名、类型、载体、来源、流向等等，便于对交换的档案进行管理和追溯原件。 交换来的档案不得再次交换出去，一方面交换来的档案所有权仍然归于原档案保管机构; 另一方面，二次交换的档案不便于追溯原件，信息的可靠性得不到保证。

　　(2)档案内容的共享。 档案内容的共享一般是针对数字化档案，与档案互换不同的是，档案互换一般是主动性的，而档案的共享是被动的; 档案的互换具有特定具体的目的，是经过调查确定一家档案机构，在这两家档案机构间进行的，而档案的共享是基于一个宏观的目标，由两家以上单位开展的将本机构馆藏档案有选择性地共享。

　　在实际操作中，信息技术快速发展使档案在不同档案机构之间的共享具有很强的操作性。 档案机构可根据不同档案机构的定位选择自己的战略联盟，开展档案共享。 档案机构在选择合作伙伴时，可选择同一领域特长的档案机构，从而加强某一领域档案的馆藏量，体现自身在某一领域的特色; 也可以选择不同领域特长的档案机构，从而提高自身的综合性。

　　2.档案理论和经验的交流。 开展档案理论和经验的交流，可以学习其他档案机构在档案管理中的优秀管理经验，同时宣传自身档案管理方面的做法和经验，从而提高本地区、本行业的档案管理水平。

　　开展档案理论和经验的交流，可以由一个地区或行业档案主管机构定期组织，宣传最新档案管理理论，宣传和倡导优秀管理经验，通过交流提高整体档案管理水平; 也可以两个档案机构点对点直接有针对性地交流，需要档案机构选取有代表性的档案机构直接交流，可以就具体的问题进行深入交流和探讨，对于解决实际问题，开展实际工作有着借鉴意义。

　　3.档案人才的培养和流动。 在各档案机构，通过档案交流对档案人才进行培养，例如，将专业人才交流到高一级的档案机构或典型档案机构进行实践培养，有利于开阔档案人员的视野，传播档案管理知识和经验，提高档案管理水平。 同时，通过档案交流促进不同档案机构的档案人员的流动，对于提升档案整体管理水平大有裨益。

　　三、数字档案馆的互联共享

　　在当前信息时代，各单位形成的电子文件越来越多，电子文件的归档和管理迈向纵深发展，为了更好地将电子文件管理好利用好，各单位都已经将建设数字档案馆提上了日程，各档案机构在信息时代必然需要进行频繁的档案交流，靠一己之力已经不能适应当前的社会需要，只有通过数字档案馆的互联共享，将多个档案机构的档案资源进行整理共享并提供统一的检索入口，才可以将自身馆藏的档案信息充分进行挖掘和利用，方能在信息时代有立足之地，也能实现档案的价值和档案保管的初衷。

　　作者：赵宏育