谈信息时代下电子档案事业的发展

　　摘  要：随着科学技术的发展，信息化成为各行业的发展趋势，计算机成为现代办公的主要工具。信息时代下的档案事业也将顺应时展需要，朝着电子信息化的新方向发展。虽然电子档案事业已初见成效，但档案信息化管理面临诸多困难和挑战，一些问题亟待解决。现以电子档案的特点为基础，分析当前我国电子档案事业的发展现状及前景展望。

　　关键词：科学技术；计算机；档案事业；电子信息；挑战

　　The Electronic Files Development on the Information Age

　　ZHANG Yan-xia

　　(Sixth Geological Team of Henan Nonferrous Metal Geological and Mineral Resources Bureau, Zhengzhou 450016, Henan, China)

　　Abstract: With the development of science and technology, information was the industry trends, the computer has become the main tool of the modern office. This article will take the characteristics of electronic records as basis, analyzes the current development status of China's electronic files cause and outlook.

　　Key words: science and technology; computer; file utilities; electronic information; challenges

　　中图分类号：G270.7       文献标识码  A         文章编号：

　　1 电子档案的定义和特点

　　1.1 定义：

　　电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。其实质是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，然后引入相应软件、硬件等，这些字节和比特就可以随机定位到用户所在的网络终端，以认可的文字、数字、图像、图标、符号等形式显示给用户的档案信息。

　　1.2 特点：

　　a) 信息存储量大。一张最为普通的3.5英寸磁盘，其容量为1.44 MB，照此计算，此磁盘即可存储72×104个汉字，如以电子档案的另一种常用的存储载体，即CD-ROM光盘来衡量，则其存储容量更大，相当于3×105汉字的图书1 000册、3.5×105张A4打印纸上的文字信息或10×104张图形信息。所以，电子档案的信息存储量相当大；[1]

　　b) 多种媒体存储和传递。电子档案可以文字、声音、图片、影像等媒体形式集成保存, 并可借助计算机实现任意组合编辑和任意传递，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性、传递性，丰富了档案的内容；

　　c) 信息的非直读性。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。[2]此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容；

　　d) 电子档案对设备的依赖性。电子档案是以现代电子信息技术为基础发展起来的，对电子设备具有很大的依赖性。如果离开的计算机及其操作软件，电子档案就失去了存在的基础，不能对其进行有效地管理。电子档案对设备的依赖性不仅体现在这一方面，例如，硬件因素、编码因素、技术加密因素等都具有很强的依赖性。

　　e) 信息与载体的相互分离。与传统的档案信息相比，电子档案的信息与承载信息的载体是分离的。传统档案信息与信息的承载物体，即纸质、声音、图片等实体物体是一起的；电子档案的使用脱离的实体档案，而是信息在计算机网络上的及时更新和传递。

　　2 信息时代下电子档案发展现状及问题

　　新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。近年来，我国档案事业一直朝着这个目标努力。[3]以网络技术为主的电子档案正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。但事实上，电子档案事业的发展中还缺乏科学和系统的规范，一些问题亟待解决。

　　a) 电子档案管理软件开发混乱。由于电子档案发展的不够完善，软件开发和应用缺乏明确的实施规范和标准，使软件开发重复，缺乏创新理念，工作处于混乱无序状态，使得整体管理困难，人员冗杂；

　　b) 复合型人才不足。信息化时代下电子档案建设需要的是既懂档案业务管理，又掌握电子网络技术等复合型人才。而事实上一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等，人们也没有熟练的掌握，更别谈电子档案管理的安全性和利用率了。[4]另一方面，电子档案工作中缺少工作制度和工作规范，人才的利用率、工作效率和综合素质低；

　　c) 电子档案的安全保障体系不够完善。由于电子档案本身易复制、易传递、易删除的特点，工作的疏忽就会影响档案的安全性。加上目前我国电子档案发展还不够完善，各方面的体系不健全，对于电子档案的安全性没有足够的保证；

　　d) 档案信息管理和利用率低。一直以来，领导和部门的不重视影响着电子档案的发展进程。在很多人看来档案信息的管理只是形式而已，各方面发展的不完善也使得档案信息的利用率降低。总体上影响了档案的发展步伐。

　　3 如何建立科学系统的电子档案事业

　　a) 建立科学的软件开发与管理机制。对于电子档案的软件开发，应该有相应的管理机制。确保软件的重复开发不至于浪费人力物力；同时，利用激励机制鼓励开发人员积极创新，开发高效的软件来促进我国电子档案事业的发展。电子档案管理工作也要根据电子档案自身的特点，充分利用计算机技术和网络技术，建立健全电子文件及电子资料管理制度；

　　b) 提高人员综合素质，努力培养复合型人才。人员的综合素质直接影响档案信息化的进程。首先，对人才的选拔上，要严格要求，培养具备精通档案管理专业、熟悉档案业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，最好有丰富的实践经验。其次，对人才的培养上，要及时的对人员进行专业素质和综合素质的培养，与时俱进，培养全新的适应时代需要的复合型人才，建立一支具有较高素质、结构合理的新型档案工作人员队伍；

　　c) 完善电子档案安全保障体系。加强电子档案使用中的安全措施是非常有必要的。首先要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；其次，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效的监督和管理，保证电子档案的真实和安全；档案的备份是很 重要的，同时系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并进行记录，以作为日后查证的依据。提高人员的安全意识也是完善安全保障体系的一部分；

　　d) 规范行业行为，提高档案利用率。应充分利用电子档案在网络环境下可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务等优越点,来提高了档案的利用率。建立科学合理的电子档案整理和利用体系，即档案管理人员通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者足不出户方可访问并下载档案信息,或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。

　　电子档案管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的部分。[5]电子档案管理流程以科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化为目标。在新的历史时期，电子档案工作必须始终围绕着目标前进，同时紧密联系时展要求，从观念上重视并采用有效措施，积极探索档案现代管理模式，建立科学体统的电子档案管理体系，促进社会主义和谐社会建设。

　　4 结语：

　　如今，信息技术的发展突飞猛进，各行各业的发展离不开信息与电子技术。近年来，我国也加快了各项工作的信息化进程，而在电子档案的发展进程中，虽然档案信息化是一个长期的过程，但在国家的高度重视下，在各人员的努力下，切实把档案信息化建设落到实处。我们相信，电子档案在不久的将来会卓有成效，会更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

　　参考文献：

　　[1] 徐建龙.电子档案特点浅谈[J].档案天地,2001,（2）:11

　　[2] 李琼.关于信息时代的电子档案管理探讨[J].中小学学校管理,2010（1）:9

　　[3] 曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横,2011（20）:30

　　[4] 苏晓红.关于电子档案管理问题的思考[J].中小企业管理与科技,2012（3）:25

　　[5] 张雪花.浅谈数字时代的电子档案管理[J].中小企业管理与科技,2012（4）:15