人力资源和社会保障局档案管理工作的实践与认识

　　摘要：本文主要是针对人力资源和社会保障局在职人员的档案管理工作进行了深入研究，通过阐述在职人员档案管理工作中存在的一些问题，并提出一些相应的改进建议，比如制定完善的档案管理部门制度体系、加强组织单位的人员和资源配置、制定档案管理部门数据库标准、加强数字化建设以及加强档案管理人员的培训等。旨在促进新形势下档案管理工作的顺利进行，确保社会主义和谐社会的健康有序快速发展。

　　关键词：人力资源;社会保障局;档案管理;建议

　　在新形势下，人力资源和社会保障局迎来了新的机遇和挑战。在以往劳动和社会保障局的基础上，加强人力资源和社会保障局的构建，明显增强了档案管理工作的内容。现阶段，在人力资源和社会保障中，人力资源档案发挥着无可比拟的作用，尤其对在职人员档案管理有着极其深远的影响，与他们未来发展的前途有着十分紧密的联系。因此，必须提高对档案管理工作的高度重视，提高管理人员工作热情，满足新时代的发展需求，努力推进档案管理工作水平的稳步提升。

　　1人力资源和社会保障局档案管理的重要性分析

　　《中华人民共和国档案法》的实施，使档案管理工作得到了强有力的制度性保障，极大地促进了档案管理事业的健康发展。各类档案收集管理工作不断纵深推进，促使了庞大的管理系统得以形成。其中在职人员档案管理，基于宏观视角，是国家在保障在职人员合法权益实施过程中对一些信息进行系统的整理，为后期工作保障活动提供重要依据。而基于微观视角，主要是对在职人员个人相关信息进行收集、整理、保管等相关工作，对于记录在职人员成长发展具有十分重要的意义。

　　在新形势下，面对新情况、新任务，在职人员档案管理工作显得尤为重要，必须要加以重视[1]，为了档案管理工作开展更好地适应社会发展需要，对在职人员档案管理过程中存在的问题进行较为深入分析，究其原因并采取行之有效的对策来进行应对和解决。

　　2人力资源和社会保障局的档案管理工作中存在的问题

　　2.1档案管理部门结构和制度有待完善

　　面对新形势，能否适应社会发展需要，健全和完善部门结构和制度是十分有必要的，由于相关管理部门缺少比较合理化的岗位设置及制度的不完善，给在职人员档案管理工作在一定程度上增加了难度，致管理工作人员配置不足，档案管理工作在处理过程中，出现了严重的滞后现象[2]。另外，制度上的不完善，在日常工作中，由于档案管理工作每天工作量都很大，工作比较枯燥，看不到成绩、看不到希望，易造成一些工作人员失去耐心和积极性，加上职责不明确，干好干坏一个，这样对档案管理工作开展十分不利。

　　2.2档案管理库房比较分散化

　　一般来说，人力资源和社会保障局有着较多的档案资料，在现实条件的影响下，很难在同一区域进行统一化管理，一定程度上极易导致库房的布局比较分散化。由于库房分散设置，导致档案统一管理难度性的增加，也大大提高了管理成本，各档案库房都需要对相应的档案设施和电脑等进行设置，加剧了重复管理和重复建设等问题的发生概率，也导致档案管理成本与日俱增。

　　2.3缺少统一化的档案管理部门数据库

　　在人力资源和社会保障局档案管理中，因缺少统一标准的在职人员档案信息化数据库，使各地区和部门之间的档案数据库格式出现了差异性，很难实现各个部门和地区的联网检索。基于此，对人力资源和社会保障局档案管理工作的开展产生了极不利的影响，也不利于落实档案统一化管理。此外，缺少完善的档案管理系统信息化，使用者在调档过程中，很难跨部门和地区，对电子化档案信息进行调用，仍然需要相关管理人员在内部数据库中查找[3]，对相关档案进行检索。在这种信息化缺失的影响下，对档案管理工作产生了不利影响。

　　2.4缺少先进的保障在职人员档案管理方式

　　在在职人员档案管理工作中，对传统档案管理方式存在着依赖性，并且在整理过程中，主要以“卷”“件”为主，现阶段，由于档案数量越来越多，增加了工作量，稍有不慎，导致失误的出现。此外，在档案管理工作中，属于多人经手的模式，管理成效很难得到保证，影响到后续管理和使用，导致后续管理工作很难进行下去。

　　2.5工作人员的专业素质难以保证

　　人力资源和社会保障局在职人员档案管理工作，对专业和技术方面要求比较高，同时对管理人员的胜任力也提出了较高的要求，在职人员档案管理工作涉及到较多的方面，任务量比较庞大、繁杂。根据实际情况进行分析，专业管理人员显得不足，甚至存在着兼职现象，在专业知识和业务能力方面，与实际工作需求出现了较大的差距，进而不利于档案管理工作的开展。

　　3人力资源和社会保障局档案管理的建议

　　3.1制定完善的档案管理部门制度体系

　　在人力资源和社会保障部门在职人员档案管理工作中，制度体系建设的作用不容忽视，借助制度约束，可以引导相关人员将各项工作落实到位，更好地推进档案管理工作，将人力资源和社会保障部门档案管理水平提升上来。

　　因此，必须要提高对完善档案管理部门制度体系建设的高度重视，积极制定和完善好相关管理制度[4]，通过制度把管理人员的工作积极性和主动性激发出来，若有些管理人员出现消极情绪，应及时对其进行批评教育;反之，对工作热情高涨，成绩突出者要进行相应的物质奖励和精神奖励等，赋予档案管理工作人员高度的责任感和归属感，使其专心投入到实际工作中去。

　　3.2加强组织单位的人员和资源配备

　　对于在职人员档案管理工作来说，具有高度的复杂性和繁琐性。因此，对专业管理人才提出了较高的要求，档案管理部门必须要做好管理人员的配置工作，确保管理者构成与日常档案管理工作相符合[5]。同时，还要做到分工合理、权责清晰，落实好个人的权责，并防止出现人手缺失现象。此外，要结合实际工作需求，加大档案室的建设工作力度，且还要优化设备和管理用具的配置工作，进一步完善档案室的各种设备资源，保证档案管理工作水平的稳步提升。

　　3.3制定档案管理部门数据库标准

　　在建立全网档案统一化管理过程中，统一标准的人力资源和社会保障局的档案数据库，发挥着不可忽视的作用。首先，必须要将档案的资源性体现出来，档案作为重要的资源之一，具有着特殊性，可以提出价值性的意见和建议。因此，人力资源和社会保障局要高度重视。

　　其次，要统一化设定，尤其针对电子档案文本和传递方式，不断提高各地区和部门的电子档案传递效率，对人力资源和社会保障局档案管理的工作量进行控制，并有助于档案资源利用效率的提升。最后，要加强档案规范化标准的制定[6]，加大推广力度，统一化管理分级档案室和各部门档案管理，确保在职人员档案管理作用能够充分展现出来。

　　3.4加强数字化建设

　　对于以往传统在职人员档案管理来说，人工方式占据着主导地位，工作效率并不高，而在实际工作中，管理疏忽和失误等现象时常发生。因此，档案管理工作中必须要加强电子计算机的应用，不断提高档案管理的数字化建设水平。通常来说，档案管理工作单位比较多，各个档案室都对基础设施提出了一定的要求，资源需求量可想而知，必须要将档案用具的使用效率提升上来，确保资源共享性目标的实现，并避免出现浪费资源的现象。在日常档案管理工作中，要加强电子档案管理方式的应用，弥补传统纸质档案管理中存在的不足之处。

　　而且通过使用电子档案管理，还可以将档案管理工作的现代化水平提升上来，降低档案管理人员的工作强度并提高工作效率。此外，档案管理的信息化，对于实现档案信息共享也有帮助，各养老保险单位和医疗单位等，借助信息共享[7]，可以对相关资源进行合理调用，进而深入开展社会保险工作。需要注意的是，在加强档案管理信息化工作中，各地人力资源和社会保障局要注重在职人员档案保护工作的开展，防止出现非法使用现象，以免影响到相关人员的切身利益。

　　3.5加强档案管理人员的培训

　　对于以往传统的在职人员档案管理方法来说，很难与当前档案管理需求相适应。目前，在诸多档案管理部门中，档案管理人员年龄比较大，其思想观念比较落后，而且尚未充分了解新的管理技术，这些问题，在潜移默化中对档案管理的发展产生了不利的影响。

　　因此，相关部门必须要为管理人员开展一系列的培训活动，确保学习和掌握管理新技术，并进一步强化专业意识，提高专业化水平，使档案管理人员熟练地应用先进的管理技术，将档案管理中的工作事宜处理到位。此外，档案管理人员还要将所学知识应用到实践工作中去，不断积累实践经验，进而提升档案管理工作效率。

　　4结束语

　　总之，加强人力资源和社会保障局在职人员档案管理工作势在必行，在具体实践过程中，必须要充分了解新时代特点和需求，同时加强现代化技术的应用，不断提高在职人员档案管理工作的时效性和有效性，并提高人力资源和社会保障局的档案服务水平，确保档案信息使用效率的稳步提升。

　　参考文献：

　　[1]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2018(1)：78.

　　[2]吴文凤,刁建霞.高点谋划强化服务全面提升社会保险业务档案规范化水平[J].档案与建设，2017(8)：73-75.

　　[3]车淑娥.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2016(21)：102.

　　[4]张羽.论新形势下人力资源和社会保障局的大学生档案管理[J].科技风，2016(8)：84-85.

　　档案管理论文投稿刊物：《档案与建设》由江苏省档案局和江苏省档案学会主管主办，学术性、指导性、史料性兼容，国内外公开发行。国际刊号ISSN：1003-7098，国内刊号CN：32-1085/G2。本刊为中国期刊方阵双效期刊、全国中文核心期刊、《中国学术期刊综合评价数据库》来源期刊，并由中国期刊网、《中国学术期刊(光盘版)》、《重庆维普中文科技期刊数据库》全文收录。本刊立足档案专业，面向社会各界。