实验耗材采购信息化平台建设与管理研究

　　摘要：通过调研国内高校实验耗材采购系统的发展特征和运行模式，建设了浙江大学实验耗材采购系统。经运行管理实践表明，以实验室安全管理系统和化学品全程管理平台为基础、对接财务系统，建设“管理服务”的实验耗材采购系统，实现了集请购、审批、集中结算、内控及安全管理为一体的综合性功能，是一种高校管理和服务手段的重要延伸，提高了工作效率。

　　关键词：实验耗材;采购平台;集中结算;信息化建设

　　随着高校科研体量的逐年增长，教学规模与研究领域不断扩大，教学科研所需普通化学品、生物试剂、实验材料等耗材的种类、数量越来越多。当前科研耗材购买渠道众多，通过销售公司、网上订购、电话订购送货上门等方式均可以购买[1]，具有采购零散、采购品种多而频繁、数量大、专业性强、结算不便捷、过程不易追溯、监管困难等特点[2-3]，并且产品质量很难得到保证，可能引发安全事故。

　　采购论文范例：供热企业物资采购信息化管理的研究

　　实验耗材一方面成为高校流动资产中较难管理、缺乏管理的部分;另一方面师生容易被烦琐的财务报销和纵向科研经费审计所困扰，需要花费大量的时间和人力在实验室耗材采购与财务报销工作上。在此情况下，为进一步规范实验耗材采购流程，完善实验耗材采购内控制度，运用现代信息技术和网络手段[4-6]，我校建立集请购、审批、集中结算、内控及安全管理为一体的耗材采购平台。

　　1高校实验耗材采购管理系统的发展

　　1.1基本概况

　　实验耗材采购信息化工作随着计算机技术的发展逐步得以实现。军事医学科学院科技部于2008年完成实验室化学试剂管理信息系统的建设[7]，是国内较早实施实验材料采购的系统。随着“互联网”时代的到来，国内高校纷纷响应政府号召，以“互联网政务服务”的方式，优化办公流程，创新服务方式，推进实验耗材采购管理系统建设。清华大学生命科学学院于2013年建立以生物试剂等为主的耗材采购系统，清华大学于2017年月完成校级层面的试剂材料采购平台建设(主要目的在于危化品管理)，并进入试运行[7]。天津大学于2016年月完成材料采购平台的建设，并进入运行。北京大学实验耗材采购系统于2019年月正式运行。

　　1.2从功能单一到多功能的采购管理系统

　　高校早期自主建设的实验耗材采购系统功能单一，以安全管理为目的，系统的采购内容仅包含化学品，强调危化品的采购、审批、处置等管理，系统独立运行(不与财务系统对接)。现如今，高校使用的采购系统所包含的采购内容日渐丰富，除了化学品，还有生物试剂、常规易耗品、防护用品、低值设备、工程材料、电子元器件、办公用品等。在系统功能方面，许多高校设置了台账功能、耗材调剂、出入库登记、配送地址管理等。此外，系统的统计功能日趋完善，平台的供货记录、结算审核、采购过程等环节均有记录，信息全程透明、可控可溯，方便监管与审计。

　　1.3多系统协作的电子管理系统

　　随着高校信息化水平的不断提高，以及根据具体业务需求，系统与系统之间的协作性和互通性大大增强[8]。目前高校的实验耗材采购系统与学校信息中心、实验室安全信息管理系统、库房系统和财务系统等多个系统实现数据交换，加强系统与系统之间的信息共享，大大提高了工作效率，简化办事流程。苏州大学、天津大学、清华大学的实验耗材采购系统分别于2016年、2018年、2019年实现与财务系统对接，师生无须再到学校财务处报销，为科研人员采购实验耗材提供便利。

　　此外，个别高校还实现了与国内主流电商平台的对接。1.4高校实验耗材采购系统的运行模式目前，国内高校实验耗材采购系统主要有两种运 行模式。第一种是学校根据自身的管理需求，请软件公司为学校量身定制的实验耗材采购系统，系统的管理和维护都由学校行政部门承担。例如天津大学、浙江大学、苏州大学、清华大学、北京大学等。第二种是使用由第三方建立和维护的实验耗材采购系统，系统的管理和维护由第三方公司承担。

　　2浙江大学实验耗材采购系统建设实践

　　2.1系统建设的背景

　　危险化学品在采购、运输、存储及处置等方面存在较大的安全隐患。为了降低发生安全事故的风险，解决实验室化学试剂管控难题，我校从2015年开始开发建设“化学品全程管理平台”，主要针对危险化学品、实验气体的采购、审批、保管、使用和处置的全流程管理。当时一项重要工作同时在进行，即建设“实验室安全管理信息系统”，将全校34个学院(系)等单位的4200多间实验室房间纳入了管理信息系统，明确了每个房间的安全责任人。

　　“化学品全程管理平台”中危化品采购管理和实验室安全管理信息系统中的实验室人员和房间信息，为我校实验耗材采购系统的建设提供了基础。另一方面，我校科研经费量比较大，据不完全统计，我校每年实验耗材采购量达亿元，采购内容分散，报销事务琐碎而复杂。为了便于师生采购实验耗材，简化办事流程，提高服务质量，我校于2017年开始探索化学品全流程管理系统与财务系统对接，并扩大商品采购范围。2018年月，“浙江大学材料与化学品采购平台”管理系统上线试运行。

　　2.2系统的框架结构和审批流程

　　2.2.1系统的框架结构

　　系统的框架结构建设是信息化实验耗材采购系统的基础。通过对国内高校实验耗材采购平台的建设和使用现状调研，结合浙江大学实验耗材采购的实际情况，构建如下的系统框架。(1)根据商品的属性不同，系统分成两个模块，即材料模块(含办公用品)和化学品模块(含生物试剂)。(2)根据使用的用户群不同，系统分两个不同的登录端口，即师生登录端和供应商登录端。(3)根据功能不同，系统分成两个不同界面，商城界面用于挑选商品，后台界面用于订单维护和信息管理。为了保证系统能够平稳、安全、高校运行，系统开发采用了B/S软件体系结构。

　　2.2.2采购审批流程

　　新系统在危险化学品采购审批的基础上增加了大额订单采购线上审批，简化大额订单采购流程。危险化学品采购审批根据化学品的危险等级，设置不同审批流程，审批的人员包含实验室安全负责人、学院秘书、学校实验室与设备管理处、学校安全保卫处。根据订单金额和学校财务政策，设置大额订单审批流程，由学院科研经费管理人员进行线上审批，减少了线下审批盖章和签订购销合同的环节。

　　2.3商品的科学分类

　　实验耗材采购系统因其服务对象的特殊性，对应的商品具有专业性强、品种多等特点，与生活中常用的网上购物平台存在很大的差异。为了对实验耗材进行精准的分类，我校在对不同平台商品分类的充分调研基础上，结合浙江大学对实验耗材的采购需求，对实验室常用耗材进行梳理。首先将系统的框架结构分为材料模块、化学品模块，然后对商品的类别进行了再次的科学细分。材料模块包含实验用品、工程材料、元器件、低值设备、仪器配件、防护用品、办公用品、其他材料;化学品模块包含管制品、一般危险化学品、普通化学品、精神麻醉品、实验气体、生物试剂和其他化学品。经过实践的检验发现，商品的科学分类不仅有利于师生检索商品，而且方便安全管理和经费使用控制。

　　3平台系统的运行管理

　　3.1宣传与推广危险化学品由于其存在安全隐患，可能引发安全事故，因此我校范围内采购危险化学品都必须通过实验耗材采购系统购买。其他实验耗材，如普通化学品、生物试剂、防护用品等，可根据师生科研需求自行采购。在此情况下，为了增加平台的知名度，让更多的师生了解学校耗材采购系统并使用系统采购商品，我们需将系统做全方位的推广。通过以下个方面的宣传与推广，逐步取得师生的信任，并提升发挥平台的作用。①设置调查问卷，作系统的调研与推广;②走进学院，开展平台培训交流会;③联合国内知名实验耗材生产商，在校园内作平台推广;④走进实验室，一对一作现场指导与推广。

　　3.2供应商和商品管理

　　耗材采购系统因其供应商的流动性和商品的可增减性，呈现出动态变化的现象。为了让这种动态的变化健康有序地进行，营造文明和谐的电子交易环境，新系统管理方需建立完善而有效的供应商和商品管理机制，从而形成合格的供应商群体、丰富平台商品库。

　　供应商管理。市场上实验耗材的供应商良莠不齐，供应商质量将严重影响平台的运行和使用。针对不同的商品类别，我校分别采取定点采购、教师推荐入驻、平台管理方邀请入驻三种方式进行供应商遴选。实验气体通过统一招标的方式选定三家定点采购供应商[10]，危险化学品由学校科教服务中心统一采购与配送，其他实验耗材由学校在职教师推荐入驻或平台管理方邀请入驻。为规范供应商的商城交易行为，制定了《浙江大学材料与化学品采购平台供应商管理规定》，并与其签署了《浙江大学材料与化学品采购平台供应商入驻协议》。供应商管理规定中包含了供应商入驻管理、商品管理、平台行为规定、奖惩规则等具体内容。

　　商品管理。商品信息是否全面、商品种类是否丰富、商品质量是否得到保证、商品价格是否合理，是一个系统能否吸引到学校师生青睐的一项重要因素。从2018年月至2020年月，我校实验耗材采购系统已有300万余条商品数据。对于商品的管理，我校还在不断的探索中，目前的管理方式是以供应商“自维护”和平台管理方“抽查”为主。每个供应商在商城中都有自己的店铺，在供应商端开发店铺预览的功能。供应商可查看自身店铺内的商品上传是否规范，上传的商品图片是否清晰等。平台管理方不定期对平台的商品进 行抽查，从而避免违规上传商品的情况。

　　3.3结算管理

　　实验耗材采购系统与财务系统对接后，师生通过系统在线上下单时，经费被预冻结，平台采用集中结算的方式报销。供应商不再单独给采购人开具单张发票进行一对一结算，而是定期(一般个月次)汇总采购销售订单，以一对多方式与平台管理方进行集中结算。实行集中结算的优势体现在：①师生无须进行财务报销，节约时间成本;②财务报销的票据数量大大减少，同时办理汇款业务手续大大减少，财务工作量明显下降;③供应商开票数量减少，同时缩短回款时间。如2020年11月我校单月结算金额为1631.95万元，涉及订单数22112单，采用集中结算的总发票数仅有852张，办理汇款转账业务852次，平均张发票涉及26个订单(最高达150单)和1.9万元经费，提升了工作效率。

　　4结语

　　我校在调研、总结和分析师生需求的基础下，利用网络信息化手段，建立互联互通、多系统协作的实验耗材采购系统，集采购审批、集中结算、内控及安全管理为一体，打造科研教学人员专属的信息化采购系统，为学校科研教学工作服务。一体化的信息化采购系统不仅有利于供应商提高供应能力、质量以及更好的服务，而且有效地提高了科研人员的采购效率，降低采购成本。该系统试运行至今，线上交易额逐步上升，使用人数不断增加，为师生服务初见成效。

　　参考文献(References)

　　[1]黄云，王氢高校科研试剂信息化采购平台建设与管理[J]高校实验室工作研究，2015(4):5859

　　[2]宋昌健高等院校低值易耗品管理问题研究[J]高校后勤研究，2018(9):5658

　　[3]曹咏梅科研物资采购的信息化平台与电子支付的应用[J]中华医学图书情报杂志，2017,26(4):6567

　　[4]林玲，袁粒星，陈颖姣，等科研试剂耗材“互联网”采购服务模式的探索与实践[J]中国卫生产业，2019,16(1):161162

　　[5]高剑萍，陈建新，杨再从，等高校实验室低值易耗材料信息化管理之探索[J]实验室研究与探索，2019,38(3):254257

　　[6]徐成峰，徐世宁，晁勇，等基于网络的科研试剂耗材管理[J]医疗卫生装备，2018,39(5):8183,96

　　作者：陶玉妃，冯建跃，孙益，张银珠，李肖漫，朱明丰，吴以才，梁汲媛