基于高职院校特色办学理念的教学档案管理现状反思与路径探索

　　一、教学档案涵盖范围

　　教学档案是学校在教学活动中形成的文字、声像、图表等多种载体，教学档案管理是高职院校特色办学的基础工作‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 主要包括以下几方面‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　1.教学计划与总结：年度教学基本建设的各种计划; 专业教学计划、课程教学大纲等‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　2.教师教案：教师教案、教学总结等。

　　3.教学测试材料：试题库、考试计划、学生试卷分析、学生各类专业测试、过关试卷、成绩情况及证明材料等。

　　4.教学管理文件材料：教学时间、课程表、进度表、教学日志等。

　　5.常规教学工作检查材料：学生教学评价表及评价结果汇总、听课记录、教师座谈会议记录、教学事故记录、教学工作会议纪要等。

　　6.师资材料：师资一览表、内外聘教师档案、教师奖励等。

　　二、教学档案助力特色办学意义

　　高职院校的特色办学应具有的特点是：首先，要树立先进的办学理念，牢牢抓住“学以致用”这一办学生命线。 坚持以“服务为宗旨、以就业为导向、产学研相结合”的办学之路，狠抓基础教学，使高职院校学生掌握过硬的专业知识。 再有，要突出特色，打造“名牌战略”，即“人无我有、人有我优、人优我强”，从办学宗旨、校园文化、专业设置、就业渠道、特色等方面入手，全方位打造名牌战略。

　　教学档案是教师在教学工作中形成的真实的原始资料，是教师不断提高教学的加油站; 教学档案工作是高校提高办学声誉，紧抓教学质量必不可少的基础工作。 优化教学档案管理，把教学档案按照专业档案进行归档，并在每年形成利用效能分析，使其正规化、改良化，方能使教学档案在致力学校特色办学之路上真正起到它应有的作用。

　　三、当前教学档案管理存在的问题

　　据调查，目前部分高职院校采取了比较简单的管理方式，把教学档案只进行简单的、必要的收集和规整。 这就造成了教学档案利用效能的降低，没能发挥助力教学的应有作用，从而流于形式。

　　1.教职员工存在“重教学轻归档”的现象。 提供并形成教学档案的主体是各级教师及高职院校各教学部门。 在教师这一层面，很多教师将主要精力放在教学与科研上，对教学档案的收集与留存以及教学档案对工作的存史资政的意义普遍认识不高，这就造成了教学档案存在断档或产生不连续性等问题。 另外，个别高职院校存在重招生、轻管理的现象，对人、财、物等基础建设工作投入不足，没有在各系设置专(兼)职人员来管理教学档案，也造成了教师不重视教学档案管理这一现象的发生。

　　2.教学管理档案归档覆盖不全。 部分教师对教学档案的载体认识不足，认为教学档案就是文字材料，这是不全面的，教学档案还应包括电子、声像、照片及实物。 在每年归档时，往往出现教师只对教学档案中文字材料部分进行归档，而忽略了声像、图表等载体的教学档案的现象。 教学档案归档范围不全是当下高职院校普遍存在的问题之一。

　　3.教学档案管理制度缺乏有效监督。 目前，各高职院校基本上都制定了教学档案管理制度，但普遍缺乏有效监督，在教学档案由谁来做、谁来管、怎么管等方面，存在一些漏洞。 既然制定了各项管理制度，就要求由校方建立完善的教学档案管理网络，设置各级专兼职教学档案管理人员，对教学档案的收集、整理、归档、利用等设定系统工作，建立归档检查制度，委派专人负责，与年度考核相结合。

　　4.教学档案归档质量不高。 由于教学档案归档主体均为非专业人员，加上档案专业培训不及时，导致大部分高职院校教学档案归档质量不高。 教学档案收集不全是主要问题，原因是各院校均未制定教学档案归档范围的文件，导致各级教师各自为战，均按自己的理解进行收集归档; 其次是教学档案整理不规范，没有按专业档案的要求进行归档，导致教学档案的连续性、齐全性、数字化等问题矛盾突出。

　　四、加强教学档案管理的几点看法

　　1.加强档案业务培训，增强教学档案管理意识。 广大教职员工对教学档案的意识不强，是有客观原因的，一是档案专业管理部门在《档案法》的宣传培训上，覆盖面不够全面，再加上教育主管机关在专业档案培训上要求不严格，造成了今天这种局面。 这就要求我们的教育主管机关及时与档案行政管理机关加强业务合作，把所有教职员工纳入档案业务培训范围，把教学档案管理工作纳入学校综合绩效考核，采取较大力度的奖惩等手段，在短期内，把教师的档案意识提升上来。 把增强全体员工对教学档案管理工作重要性的意识提高到“一荣俱荣，一损俱损”的高度来看待，扎实有效地把教学档案管理工作提升到科学化、规范化的轨道。

　　2.形成齐抓共管的管理体制。 教学档案归档意识不强，归档质量不高，没有产生利用效能，在很大程度上是领导管理层重视程度不够。 高职院校领导应该在年度工作计划、工作分工等工作中，把教学档案管理工作纳入领导议事日程，在人力、经费等方面给予大力保障，确保教学档案管理工作落到实处。 各教研室要就教学档案归档工作形成制度，年初下发到每位教师。 这样可以让每位教师在教学档案的归档工作中，做到有的放矢。 各教研室要设立由主管领导任组长，教师任成员的管理网络图，形成齐抓共管的局面。

　　3.提高教学档案数字化、网络化管理手段。 随着计算机网络技术的普及，教学档案管理工作也得到了极大促进，从前的手工整理归档、人工查询已被强大的信息化、数字化手段替代。 在计算机管理教学档案工作中，首先是提示功能，计算机智能归档系统能够提示教学档案归档时间、内容，确保教学档案归档齐全。 而在编目、检索、借阅登记等方面，计算机信息化技术更是有着无与伦比的优势。 学校可以建立统一的教学档案数据库，根据权限划分，实现教学档案全流程计算机辅助管理，实现不同部门之间档案信息资源共享，大大减轻教学档案管理工作强度，实现教学档案的现代化管理，提高工作效率。

　　4.大力提升广大专兼职档案人员业务技能。 首先，是把好用人关，要把高素质的教职员工选拔到档案管理岗位，把一些责任心强、素质高、思想好的同志安排进教学档案管理网络中。 档案工作是各项工作的基础，是一项默默无闻的工作，这就要求档案工作人员要有耐心、责任心，本着高度负责的工作态度，方能做好档案工作。

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　　其次，就是做好广大专兼职档案人员的岗位培训工作，要结合请进来、走出去的办法，切实提高档案人员专业素质。 积极参加档案业务部门培训，做到持证上岗，同时每年参加档案行政管理机关的档案专业学习，确保学习时间、时效。 还有就是走出去，到档案管理先进单位进行学习、观摩‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 学习先进单位的档案管理工作经验，结合本单位实际，制订适合本单位现状的档案管理办法。 最后，就是加大奖励力度，对于教学档案管理工作的先进个人、先进集体进行精神和物质奖励，在教师的职称评定等工作中，优先选拔使用，从而在单位形成人人重视教学档案的良好局面。

　　作者： 荆睿丽