涔天河水库扩建工程项目档案管理经验研究

　　涔天河水库扩建工程档案于2020年12月通过水利部和湖南省水利厅联合举行的项目档案专项验收，档案验收等级为优良‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 作为国务院批准的全国172项重大水利工程之一，涔天河水库扩建工程档案的管理模式可以为类似的水利枢纽工程档案管理提供借鉴和参考‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、涔天河水库扩建工程概况

　　涔天河水库扩建工程位于湖南省永州市江华瑶族自治县东田镇(现更名为涔天河镇)‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 水库坝高114.0m，正常蓄水位313.0m，总库容15.1亿m3，防洪库容2.5亿m3，电站装机容量200MW(4×50MW)，多年平均发电量4.576亿千瓦时，设计灌溉面积111.46万亩(灌区工程为单独立项的配套工程)，施工总工期46个月，工程建设总投资60.0068亿元。

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　　二、工程档案管理面临的问题

　　涔天河水库扩建工程档案工作起步于2012年，在工程建设起步阶段，档案管理面临着如下问题。

　　1.工程投资大，档案工作任务重。 涔天河水库扩建工程投资额为60.0068亿元，枢纽工程划分为17个单位工程，117个分部工程，加上各种临时合同、移民合同等，合同共300余个; 移民安置人口2万余人。 工程文件资料繁多，档案归档工作任务重。

　　2.参建单位众多，档案管理难度大。 建设项目工程需要消耗较长的时间，中小型项目工程一般需要一二年的时间，涔天河水库扩建工程的施工时间是从2012年至2020年，工程从开工至验收时间长达8年。 工程档案的工作量随着施工时间的延长而增大，工作难度也随着参建单位的增加而变得更加复杂。 涔天河水库扩建工程参建单位60多个，涉及设计、监理、监造、施工、试验、设备供应等各个方面。 大部分参建单位存在工程任务重、档案管理意识淡薄、档案人员不固定等问题; 再加上参建单位专业杂、分布散、进场时间不统一，增加了档案工作的管理难度。

　　3.档案人员不足，缺少经验。 涔天河公司成立之初，只有一名档案专职人员，档案人员是工程技术人员出身，没有经过系统培训，也缺少大型水利工程的档案管理经验。 面对繁多的档案文件以及众多的参建单位，档案工作开展较困难。

　　三、工程档案管理模式

　　涔天河公司在档案工作任务重、人员经验不足、管理难度大的情况下，结合工程实际，发挥涔天河公司主体作用，强化顶层设计与同步管理，形成建管单位和参建单位的联动机制。

　　1.强化顶层设计，构建管理网络体系。

　　(1)健全工作机制，打好工作基础。 涔天河公司成立了涔天河水库扩建工程档案工作领导小组，明确公司主要领导任组长，综合档案室归口管理档案工作，领导小组成员负责档案管理工作整体的规划，并建立了包括项目法人、设计单位、施工单位、监理单位在内的档案管理网络体系，各项目部均落实了专(兼)职档案人员及声像档案专责人，实现了制度上墙、责任到人。

　　(2)加大档案培训力度。 涔天河公司采取“引进来”和“走出去”相结合的培训方式。 从2013年至2018年，涔天河公司每年与长江档案馆签订《档案管理业务指导合同》，长江档案馆专家每个季度都来公司进行档案工作业务指导，对档案日常管理中出现的问题进行解答，同时开展“现场档案工作教学”，档案人员把档案工作的理论与实际相结合，在实践中培训，在工作中学习。 通过档案培训，档案管理人员对档案规范化、标准化有了较深刻认识，业务素质得到了较大提升。

　　(3)保障档案经费投入。 涔天河公司专门列支档案工作专项经费，并狠抓硬件、软件设施建设，新建了245平方米的档案库房及办公用房，安装了办公电脑及档案软件、档案密集架、扫描仪、装订机、消磁柜等档案设备，配备了灭火器、除湿机、温湿度计、防虫药等库房安全用品，订制了专用的档案盒、卷皮、设计图纸档案袋、相册等档案用品，全方位提升了档案工作软硬实力，

　　(4)建立健全档案管理制度。 涔天河公司2012年以来先后制定了《档案库房管理制度》《档案利用和保密制度》《档案人员岗位职责》《立卷归档制度》等，对档案管理工作中的人员职责、档案目标、收集整理等档案工作各个方面提出规范要求。 为规范档案管理工作，在长江档案馆专家的指导下，2012年、2014年公司先后制定和修改了《湖南涔天河工程建设投资有限责任公司工程档案管理办法》，对工程档案的收集、分类、整理、归档、验收、考核奖惩、规范整理细则等作了详细说明和细致要求，成为涔天河水库扩建工程档案工作指南。 2018年枢纽工程通过正常蓄水位蓄水阶段验收后，出台了《涔天河水库扩建枢纽工程档案管理办法》。 公司制度在档案管理工作中日益完善，形成了“档案制度指导工作实践、工作实践完善档案制度”的良性循环，使工程档案管理始终处于科学、规范、高效的制度化管理状态。

　　(5)将档案工作纳入年度绩效考核范围。 涔天河公司为推动档案工作顺利开展，建立了档案绩效考核制度，每年与公司各部室签订《档案管理责任书》，各部室负责人对项目文件的形成、积累、保管负全责，兼职档案员具体负责收集、初步整理、移交预立卷等工作，履职情况与年终绩效挂钩。 办公室先后印发了6期专版《督查通报》，对不按节点完成归档移交任务的部室进行通报和处罚。 针对兼职档案人员事务多、整编业务不够熟悉的现状，档案室做好指导和服务工作，采取了“手把手教”“面对面反馈意见”“勤督促”“协助录”等多种措施，使工程档案及时、准确归档。

　　2.强化同步管理，形成参建单位联动机制。 涔天河水库扩建工程档案工作牵涉面极广，参建单位众多，如果只是项目法人涔天河公司一方参与，档案工作会出现“孤掌难鸣”的局面; 而参建单位档案收集难、整编乱、移交慢是工程建设领域普遍存在的问题。 为解决这个问题，涔天河公司全面落实档案管理职责，把档案管理和工程建设同步开展，充分利用过程控制和考核管理等方式方法，引领档案工作向规范化发展。

　　(1)工程项目建设与档案工作同步开展。 涔天河公司始终坚持档案工作与工程建设同频共振，切实做到同步规划、同步建设、同步管理。 落实“四纳入”：一是纳入公司计划。 公司制定计划任务时，一并制定文书及工程档案的工作计划，并逐一细化档案人员职责、目标、内容与要求等。 二是纳入合同管理。 在拟定和签订工程项目合同时，明确施工、监理、设备等各参建单位档案工作要求，使档案工作数量、质量、移交时间和违约处罚等有据可查、有据可依。 三是纳入建设管理。 在开展工程质量检查、安全检查、进度检查等工作时，对工程档案资料进行跟踪检查，确保工程档案管理工作和工程进度、质量等相符。 四是纳入验收管理。 在进行工程验收时，坚持“工程档案专项验收不合格则工程竣工验收不通过”原则，把档案管理工作贯穿在工程开工到验收全过程。

　　(2)实行过程控制，对档案形成层层把关。

　　①收集关：涔天河公司首先解决“收什么”的问题，即确定归档范围。 各参建单位结合工程建筑物类型、单位工程划分情况等标段工程实际情况，依据工程档案管理办法中《归档范围与保管期限表》及合同要求，制定本标段详细的《归档范围和保管期限表》，经监理审核、项目法人批准后，作为该合同档案资料收集工作的依据‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 归档范围确定后，综合档案室人员与工程技术人员在检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况; 档案人员还主动、不定期深入各自联系的参建单位检查指导档案收集工作，做好档案检查记录，提出意见。

　　②预立卷关：结合工程实际，涔天河公司要求参建单位在分部验收两个月后必须完成档案预立卷工作，对预立卷质量不过关的，由长江档案馆档案专家出示详细指导报告，综合档案室填写具体的检查意见表，下发工作联系单，要求限期整改，并督促整改到位。

　　③归档验收关：工程完工结算前，综合档案室要求各参建单位将文件材料归档，并组织人员进行档案验收。 有监理或监造单位的，归档需填写《完工(竣工)资料移交表》; 无监理或监造单位的，归档需填写《档案归档审签单》。 档案验收的审查流程是：监理单位对项目文件的完整、准确、系统性进行评价并出具审查意见，工程管理部门对项目文件的完整、准确、系统性进行评价并出具审查意见，之后档案人员重点审查项目文件归档的完整性和整理的规范性和系统性，即对照归档范围和移交目录，以及附件是否齐全、文件是否闭合等，来审查归档资料的完整性，对照档案整理工作要求审查案卷质量是否合格，并出具审查意见。

　　④完工结算关：为了规范参建单位档案移交入库行为，公司专门在工程完工结算支付证书上增加“档案室意见”一栏，档案室负责人依据《完工(竣工)资料移交表》或《档案归档审签单》，在意见栏上签署支付意见，对档案没有通过验收或者通过验收后没有移交入库的，在完工结算时实行一票否决。

　　(3)规范档案整编格式。 涔天河水库扩建工程项目档案整编遵循“七个统一”要求，即档案盒统一、卷皮统一、相册统一、案卷目录格式统一、卷内目录格式统一、照片标注格式统一、档案盒脊背标注统一。 公司还采取以点带面方式，将目录五花八门、排列杂乱无章、签字盖章不全的单位工程档案作为整编示范资料，历时几个月整编成收集齐全、录入规范、排列有序、题名准确的档案资料，为其他参建单位提供了很好的借鉴。

　　四、结语

　　总而言之，涔天河公司在枢纽工程建设中结合工程实际，通过发挥项目法人的主体作用，采取各项制度措施规范档案管理，形成参建各方档案联动机制，使档案管理协调发展，最终实现项目文件分类、组卷合理，反映了项目建设的全过程，也满足了水利档案可持续发展目标，对类似水利枢纽工程的档案管理工作具有借鉴作用。

　　作者：陈常健 李雨婷