档案社会化服务的基本功能与基本原则

　　摘要：本文分析了档案社会化服务的基本功能和基本原则，提出基本功能包括代理功能、寄存功能、监理功能、驻点功能、培训功能、咨询设计功能和档案开发利用功能;基本原则包括客户至上原则、问题导向原则、务实调研原则、有效高效原则和安全保密原则。

　　关键词：档案社会化服务,基本功能,基本原则

　　1档案社会化服务的基本功能

　　档案社会化服务的功能是指档案社会化服务所发挥的有利作用，即档案社会化服务的效能[1]，它以档案社会化服务的内容范围和形式作为依据。具体功能主要有以下几项：代理功能、寄存功能、监理功能、驻点功能、培训功能、咨询设计功能和档案开发利用功能。笔者试析如下。

　　1.1代理功能

　　档案社会化服务机构接受有关机关、企事业单位的委托，代为处理档案管理工作，包括代为处理档案实体规范化整理、档案实体数字化加工、档案销毁、档案修裱等工作，以帮助这些单位提高档案管理水平、降低档案管理成本。

　　其中档案整理服务指档案社会化服务机构按照一定原则对客户形成的档案实体进行补充收集、系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程;档案数字化服务指档案社会化服务机构利用扫描仪、数码相机等数码设备对客户的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程[2];档案销毁服务指档案社会化服务机构帮助客户对档案价值进行鉴定、对需要销毁的档案按照相关要求和程序进行销毁的服务过程。

　　1.2寄存功能

　　档案社会化服务机构可以向档案库房面积不足或库房条件不好的单位提供档案保管所需的库房、设备、装具，对所保管的档案文件进行日常维护、安全防护，并按规定开展有限范围的提供利用。在不改变档案所有权和处置权的前提下，有关单位可以将档案委托给档案社会服务机构保管，这种“具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方(法人及自然人)委托，对档案进行保管及相关服务的民事行为，又称‘档案寄存和代保管服务’”[3]。档案寄存服务一方面可以节约有关单位的档案存储成本，另一方面可以改善档案保管条件。

　　1.3监理功能

　　档案社会化服务机构在一定的条件下，可以在档案管理服务外包中充当第三方机构(独立的非政府机构)，为客户提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对有关中介服务机构的资质或服务能力进行评价、认证[4]。档案社会化服务机构在提供监理服务的过程中需要秉承独立、公正、真实的原则，采用科学方法对服务过程中的主体进行评价，客观反映实际情况。

　　1.4驻点服务功能

　　档案社会服务机构根据客户需求，向客户派送能够胜任工作的员工，进驻客户单位，帮助开展档案管理各项工作。驻点服务按照时间长短可分为短期驻点(1年以下)和长期驻点(1年和1年以上)，其优势是便于与客户单位建立密切联系和长期合作关系，便于了解文件的来龙去脉，从而有效开展档案管理。

　　1.5培训功能

　　档案社会化服务机构可以运用档案专业的知识和技能，一方面对客户方进行专业培训，以便使委托项目后续能够跟进;另一方面对本机构员工进行培训，以便向客户输出更多的专业服务者。可以是不同层级的知识和技能培训，也可以是不同范围的动态信息传递。

　　1.6咨询设计功能

　　咨询设计功能指档案社会化服务机构可以借助专业化人才、知识和技术，根据客户需求，提供专业法律咨询和技术设计。专业法律咨询主要是提供宏观层面的档案法律法规，以及微观层面的档案工作规范、制度、标准等方面的信息咨询;技术设计是针对客户的具体需求，提供文件档案管理各业务环节的具体设计，包括文控系统设计、文件档案管理一体化方案设计、档案管理体系设计、档案管理制度设计、档案库房建设设计、档案信息资源开发设计、档案管理小软件开发等。

　　1.7档案开发利用功能

　　档案开发利用功能指档案社会化服务机构接受客户委托，将保存的档案通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，并提供利用，发挥档案价值。常见的服务包括帮助建设目录库与数据库、帮助开展档案文件编纂、帮助举办档案展览。就帮助档案文件编纂而言，主要指承接大事记、组织机构沿革或年度机构概况、全宗介绍或档案整理说明、年鉴等的编纂。

　　2档案社会化服务的原则

　　档案社会化服务功能的实现需要遵循相应的原则，这些原则不能凭空提出，要立足档案社会化服务的特征进行分析。档案社会化服务具有服务性、专业性、社会性、商业性和保密性特征[5]，这些特征为我们分析档案社会化服务原则提供了基本思路。

　　笔者认为，服务性规定了客户至上原则、专业性规定了问题导向原则、社会性规定务实调研原则、商业性规定了有效高效原则、保密性规定了安全保密原则。

　　2.1客户至上原则

　　档案社会化服务归根结底是一种面向客户的服务。客户至上原则就是要以客户为中心，以客户满意度为目标，诚信服务，最大限度地满足客户需求。为此，应做到如下三点：一是明确客户需求。不仅要明确客户的显性需求，还要明确隐性需求或潜在需求，为此需要与客户进行沟通与协商，深入进行业务调研和分析。二是树立服务客户理念。档案社会化服务机构要树立以客户为中心的思想，并把这种思想融入企业文化建设中、贯穿服务全过程中，坚持把优质服务作为最高目标，培养员工良好的服务意识;还要学习借鉴其他服务行业践行服务客户理念的具体做法。三是建立客户服务机制。档案服务机构应建立和完善相应的制度，采取相应的措施，如开展客户满意度测评、建立与客户满意度挂钩的奖惩激励机制等，确保服务围绕客户需求进行，并对非客户至上的行为进行调整或约束。

　　2.2问题导向原则

　　档案工作是具有极强专业性的工作，需要利用专业的知识技能完成工作任务。因此档案社会化服务机构在提供服务时，要以专业问题为导向，研究问题并寻找解决问题的答案，在需求—解决问题—再需求—再解决问题的不断循环中满足市场需求，并提升自身服务水平。

　　如笔者所在的杭州远大档案技术有限公司在推动绿城中国控股有限公司档案管理升级的过程中，针对公司档案集中管理程度低的问题，提出加强顶层设计的解决方案，通过构建十大子系统即全宗管理系统、档案机构、人才、制度、标准系统、文控系统、传统档案整理和数字化系统、电子文件管理系统、档案鉴定系统、档案保管系统、档案检索系统、档案编研系统和档案信息系统，升级业务需求分析系统，搭建起绿城中国档案管理体系平台，实现公司档案管理转型升级。

　　2.3务实调研原则

　　档案社会化服务的社会性要求在档案社会化服务过程中坚持务实调研原则。档案社会化服务的对象千差万别、各有特点，为此档案社会化服务机构在为客户设计档案管理体系、制订档案管理制度、规范、标准等过程中需要采取务实态度，要深入客户单位进行调研，明确操作的共性和特性，提供令客户满意的产品。

　　2.4有效高效原则

　　有效高效原则就是档案社会化服务过程中要讲效率和效益。档案社会化服务具有商业性，它在满足客户需求的同时追求盈利最大化。有效原则就是要做正确的事，追求好的效果、结果，努力向客户提供令客户满意的优质产品和服务;高效原则就是要以最小的投入(包括人、财、物、时间等资源)获得最大的产出(有效成果)。为此，开展档案社会化服务时要进行成本核算，并不断完善业务流程、改进工作方式和方法、运用先进的工具和设备等，提高工作效率。如杭州远大档案技术有限公司研发了旋转归零号码机，改传统号码机手拨归零为旋转归零，大大提高了敲页码的速度。

　　2.5安全保密原则

　　档案社会化服务与其他领域社会化服务最大的不同，在于其业务内容与文件档案信息息息相关，客户的文件档案涵盖大量有关人、财、物以及经营管理、科技开发等方面的信息，这些信息往往都是涉密的，这决定了档案社会化服务必须坚持安全保密原则，以维护客户的利益。一是确保档案实体安全，避免档案实体被损毁。档案社会化服务机构在提供档案社会化服务的过程中，要注意避免外界自然因素和人为因素对纸质文件和电子文件带来的不利影响，确保档案文件的原始性、完整性、真实性和可读性，确保所保存的文件档案在客户需要时能及时提供利用。

　　如对寄存的档案，寄存中心要提供符合档案保管条件的库房，配备温湿度控制仪器、消防设施、安全监控设施和其他防护设施;对规范化整理的档案文件在交接要清点清楚，不可随便清除或销毁，整理过程中操作要十分谨慎。二是确保档案信息内容安全，避免泄密失密。档案社会化服务机构要对从业人员进行保密教育，培养他们的保密意识，并与他们签订保密协议，同时从工作流程上进行保密控制。

　　注释与参考文献：

　　[1]黄霄羽.档案社会化服务的特征、功能和原则[J].北京档案,2015(5):16.

　　[2][4]DA/T68-2017.档案管理服务外包工作规范[S].

　　[3]DA/T67-2017.档案保管外包服务管理规范[S].

　　[5]孙芳芳,计大敏,徐林娟.档案社会化服务的概念与特性探析[J].浙江档案,2018(2):60

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