浅析公路建设档案管理工作

　　公路建设是国家交通基础设施建设的重要内容，随着公路事业的不断发展，逐渐形成和累积了大量的公路工程档案。构成建设项目相关档案的文件材料，如实系统的反映了工程建设过程中完整真实的情况，是全面鉴定工程质量，日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据。一个公路建设项目从规划、立项、施工到竣工验收，期间的内容和轨迹是用档案材料予以记载和确认的，档案材料不仅是项目管理状况的镜子，工程建设过程的见证，更重要的是它反映出了整个项目的质量情况，可以说对档案管理工作的重视就是对工程建设本身的重视。由于公路建设具有投资大、周期长、环节多、施工单位多等行业特点，决定了档案形成的种类多、数量大，因此探究公路工程档案工作如何科学有效的管理是相当有必要的。下面就围绕着公路工程建设过程的三个阶段浅略的分析一下当前公路工程档案的现状。

　　一、公路工程建设前期阶段

　　这是工程建设的最初阶段，规划、设计、勘察、立项、批复、招投标等重要文件资料都在这个时期产生，由于公路工程建设的工期相对较长，所以将此时生成的资料及时收集保管尤为重要，这也是确保工程竣工时整个工程档案完整齐全的基础和根本。公路工程的建设过程，也是公路建设档案形成的过程，在工程建设的各个阶段，档案工作必须有超前意识，也就是在前期就要做好对后面两个阶段管理的准备，才能有效地控制工程档案的质量。

　　公路工程招投标制度和工程监理制度的实施，使公路工程项目设计、施工和监理必须经过严格招投标，并签订合同协议后才开始实施，这为实行工程档案管理的超前控制提供了契机。工程合同既有计划的功能也具备法律的效力，如果能在工程合同中增加订立有关工程档案管理条款，这样就可以使之后的工程档案管理做到“有法可依”了。将工程档案的收集、整理和归档工作作为合同或协议的一项条款确立下来，对竣工档案的归档份数、时间、质量和违约等提出具体的要求，并明确规定把工程预留款的部分或全部作为工程档案抵押金，单独立账，不得挪作他用，由此可以引起施工单位及其承包商足够的重视。明确乙方是工程档案积累的第一责任人和确立了工程档案抵押金，这就使工程档案的收集、立卷、归档工作通过法律和经济手段得到保证。可以从工程合同的层面上有效管理工程档案，那当然会显著提高了工程档案管理的水平和工程整体管理的水平。如今我们在实际的工程管理中还没有将档案管理的内容体现在相关的合同条款中，因此对于施工资料的质量和齐全程度是缺乏约束性的，这就需要我们档案工作者花更多的时间和精力在项目的每个进程中，确保每个阶段的资料完整齐全，并在今后的日子里逐步实现合同规范档案的设想。

　　二、公路工程建设施工阶段

　　施工阶段是工程档案大量生成的时期，往往一道工序所需资料就能达十几二十张甚至上百张，那么，一个单位工程或者一个分项下来，数量就越积越多。如果不在资料产生源头抓，等工程建设快结束时再收集，可想而知因此而增加的工作量及工作难度有多大，同时也更加容易造成资料的丢失。当前，很多施工单位在这方面的管理与工程建设进度是严重脱节的，尤其是工程开工初期，因工程项目管理制度、控制措施、各方人员配备尚未完全到齐，常常会造成对已形成的文件资料管理无序而导致散失。再加上一个工程建设中所涉及的资料管理人员管理水平参差不齐，整理资料的方式方法都各有千秋，因此，就很有必要从施工正式开始的那一刻，严格监督和检查施工单位的档案工作。

　　在公路工程建设过程中，重点难点也就是工程建设的施工资料，因其产生的量大，周期长，稍有不慎就会产生很多问题，所以在档案管理中应注重每一张资料的质量，包括内容是否真实、填写是否规范、工序是否合理、数据是否准确等等。那么要在这个阶段对所有形成的资料作到有效控制，档案管理人员光有档案管理经验是不够的，还必须掌握相关的专业知识，了解有关的规范标准，如：《公路工程质量检验评定标准》、《公路工程施工质量验收规范》以及交通部发的《公路工程竣(交)工验收办法与实施细则》等，时刻关注工程进度，确保内外业同步。如今在施工期间，隐蔽工程的质量保证资料极为重要，也是工程竣工验收时，质监部门检查的重中之重，这些资料是工程质量和监督过程的实际记录，真实的反映了这期间的工程质量情况，为工程竣工后正常使用提供了依据和保证，同时也可以为工程使用过程出现的质量问题，提供技术参考数据和补救措施。可见，做好质量保证资料是相当重要的，因此作为一名从事工程档案管理的工作者，就很有必要去加强工程技术这方面的学习和研究，努力将自己培养成为一名复合型的档案管理人员，这样才能在施工过程中有目的有重点地去检查施工单位的内业资料，才能在检查过程中真正的发现问题、提前去解决问题，从而做到对档案工作的有力控制，为整个工程项目提供实际有效的管理。

　　三、公路工程竣工验收阶段

　　目前我们的竣工验收，档案和实体工程是分开的，实体工程是由公路质监部门验收然后出竣工验收报告单，而整套的竣工档案是由档案管理部门实施验收然后出具验收证书，而且档案的验收可能是在工程竣工的一年甚至若干年后，这就又多了一个会使档案缺失的可能。所以，又要回到刚才第一阶段提到的合同制约，如果签订合同时明确了档案管理相关条款，那就可以对文件资料不齐全，归档不规范的单位工程，坚决不予验收，从而督促施工单位在施工期间必须将内业资料作为一个重点，不容疏忽或轻视。工程竣工时，施工单位如能保质保量移交合格的工程档案，并通过质监部门和档案部门的验收，才能根据合同如数退还档案抵押金，否则就退回，根据先前规定的档案整理要求重新整理。经过多次整理仍达不到标准要求，可以根据这项工程的案卷情况，按有关合同条款的规定在工程结算时扣罚部分或全部档案抵押金。只有严格把好单位工程竣工档案的验收关，才能为整个工程竣工档案验收打下坚实的基础。

　　总之，公路工程档案管理是公路工程项目管理中的一项重要工作，建立好一组系统、完整、规范的公路工程档案，可以有效地提高公路建设项目的管理水平。当然，也要重视档案人才的培养，加强各单位之间档案管理人员的沟通与交流，取长补短，提高工程技术人员的档案意识，实现工程档案管理的信息化，才能进一步提高工程档案的管理水平，有效控制工程档案的质量，满足日益增长的档案利用需求。